Cada empleado invierte de media algo más de una hora de su jornada laboral en la búsqueda de documentos físicos, de acuerdo con datos de un estudio de RRHHDigital, medio especializado en recursos humanos.

Cada empleado invierte de media algo más de una hora de su jornada laboral en la búsqueda de documentos físicos, de acuerdo con datos de un estudio de RRHHDigital, medio especializado en recursos humanos. Sin duda, este mismo refleja la realidad de muchas empresas que todavía no se han digitalizado y que, por tanto, no cuentan con soluciones tecnológicas, como la nube, para agilizar sus procesos de gestión documental. En este contexto, Alfresco en Google Cloud se presenta como la mejor herramienta para lograr una gestión documental eficiente.

Sin embargo, ¿qué es Alfresco y en qué beneficia a tu organización? Gestión documental y de contenidos, tratamiento de los documentos de forma segura, confidencial y accesible desde cualquier lugar del mundo… Estos son solo algunos ejemplos de lo que la herramienta puede hacer por ti. 

A continuación, te contamos todo lo que necesitas saber y cómo Incentro ha revolucionado la gestión documental con Alfresco en Google Cloud. 

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Cuando hablamos de gestión documental, nos referimos a los procesos que se siguen en una organización a la hora de obtener, almacenar, consultar, trabajar y recuperar documentos de todo tipo. Por lo general, las empresas han de tener sus propias políticas y normativas internas a este respecto, además de las herramientas adecuadas para ello. Aquí es donde Alfresco e Incentro pueden marcar la diferencia.

En este sentido, si bien el principal cometido de este proceso en tu empresa debe ser la centralización y el control de todo tipo de documentos, con Alfresco, encontrarás diversas aplicaciones para la gestión documental, como la localización y la recuperación de documentos, lo que agiliza los procesos y evita tener que perder tiempo en búsquedas innecesarias. 

Además, la herramienta permite integraciones con otros softwares para garantizar la disponibilidad de la información desde cualquier punto de la organización, como es el caso de la gestión documental en la nube. Manejar la información de tu empresa desde Alfresco en Google Cloud permite que la documentación de tu organización sea accesible desde cualquier lugar del mundo con conexión a Internet y el equipo informático necesario para ello. Asimismo, la seguridad, el uso compartido y la integración constante de las últimas tecnologías convierten a Alfresco en Google Cloud en una gran apuesta para cualquier organización.

La integración de Alfresco en Google Cloud es una solución diseñada por Incentro que aúna el almacenamiento de datos y la gestión documental, con el fin de reducir costes a partir de un sistema escalable. Aprovechar las herramientas  integradas, conectar con otros centros de datos y mantener la integridad y la disponibilidad de la información nunca resultó tan sencillo y eficiente.

En este sentido, Alfresco como herramienta de gestión documental en la nube posee algunas características únicas y concretas con respecto al tratamiento de datos y documentos.A continuación, te mencionamos algunas de ellas:

Si hay una cuestión fundamental para las organizaciones en cuanto al tratamiento de altos volúmenes de documentación, es la disponibilidad de la misma. La posibilidad de acceder a la información en cualquier momento y desde cualquier lugar es de vital importancia, y esto es algo que Alfresco garantiza a través de un sistema de alta disponibilidad, diseñado específicamente para mantener la integridad documental.

La posibilidad de interconectar con otros centros de datos es una de las características que más destaca en los servicios de Alfresco para la gestión documental. El trabajo en entornos híbridos o multi-cloud está cada vez más presente en negocios digitalizados, por lo que esta opción puede ser de gran ayuda en estos procesos.

Las propias características del funcionamiento de Alfresco como gestor documental se ven mejoradas al migrar a Google Cloud. De esta manera, el uso del software y el aprovechamiento de estas funcionalidades supone una serie de ventajas para cualquier organización:

El desarrollo de los procesos resulta más eficiente al migrar Alfresco a Google Cloud, ya que el mantenimiento del software y de toda la infraestructura, así como las actualizaciones pertinentes, quedan totalmente cubiertos. De este modo, las empresas pueden centrarse exclusivamente en sus negocios y objetivos.

Con el fin de que la adaptación sea más sencilla para todos los usuarios que interactuarán con Alfresco en la organización, el frontend de la herramienta es totalmente personalizable. Que la herramienta sea intuitiva y agilice la experiencia de usuario desde el frontend evita pérdidas de tiempo y hace mucho más fácil su aprendizaje.

Para aprovechar la versatilidad de herramientas como Google Kubernetes Engine, entre otras, la integración y la distribución son continuas. En este sentido, el diseño de pipelines CI/DI permite dar soporte a las últimas estrategias que se han desarrollado en materia de despliegue y entrega.

La solidez de Google garantiza el mantenimiento de los procesos con Alfresco pese a posibles cortes, fallos o caídas del sistema. Este es uno de los principales beneficios de la migración del software para aprovechar la infraestructura de Google Cloud: disponer de un DRP que asegure la integridad de tu información.

Una de las cualidades más valoradas por parte de las organizaciones que trabajan con Alfresco en Google Cloud es la posibilidad de seleccionar las funcionalidades adecuadas para el desarrollo del negocio. Y es que se trata de un servicio totalmente personalizables según las necesidades y objetivos de cada organización.

Las herramientas que ofrece Google Cloud Operations Suite permiten la monitorización, con el fin de encontrar oportunidades de mejora e identificar incidencias con antelación. Gracias a ello, se reducen considerablemente los tiempos de espera ante la aparición de posibles inconvenientes.

Teniendo en cuenta que el servicio que ofrece Alfresco en Google Cloud es totalmente personalizable, la organización puede descartar aquellos aspectos de la solución que no le aporten un beneficio concreto según sus necesidades. Nuevamente, la personalización juega un papel esencial en esta aplicación..

Si bien el uso de Alfresco ya de por sí es positivo, este mejora notablemente a través de la implementación de las herramientas nativas de Google Cloud. La latencia y la comunicación entre distintos procesos se ven optimizadas gracias a tecnologías como Pub/Sub.

Al migrar Alfresco a Google Cloud, sus servicios y funcionalidades pasan a ser completamente escalables, pudiendo aumentar o reducir las demandas en función de los tiempos del negocio y su crecimiento. De hecho, existe la posibilidad de gestionar automáticamente la demanda de tu negocio para cargas de trabajo puntuales.

Si existe una cuestión que preocupa a las organizaciones a raíz de su digitalización, es la integridad, la confidencialidad y la protección en el almacenamiento de datos. Sin embargo, esto no sucede al migrar Alfresco a Google Cloud, gracias a las posibilidades que ofrece este último en materia de copias de seguridad.

Incentro como uno de los partners oficiales de Alfresco, se convierte en la primera empresa en España en llevar todas las ventajas de este gestor documental a la nube de  Google Cloud, resolviendo algunas limitantes y abriendo un mundo de posibilidades en cuanto a integraciones con herramientas nativas de la nube. 

Pese a su indudable relación con organizaciones gubernamentales y educativas, la adaptabilidad es una de las principales virtudes de Alfresco. Desde Incentro te ofrecemos el asesoramiento necesario para implementarlo en tu organización, aprovechando  al máximo sus funcionalidades,  características y herramientas que ofrece este servicio desde Google Cloud.

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