Recopilar datos, asignar roles, aprobar y dar seguimiento, son solo algunas de las muchas funciones dentro de un flujo de trabajo. Coordinar todos estos elementos es complejo, y sin una buena planeación y herramientas eficientes, tendremos como resultado cuellos de botella y procesos caóticos. La automatización de procesos agiliza las tareas para lograr una mayor eficiencia y productividad.
Recopilar datos, asignar roles, aprobar y dar seguimiento, son solo algunas de las muchas funciones dentro de un flujo de trabajo. Coordinar todos estos elementos es complejo, y sin una buena planeación y herramientas eficientes, tendremos como resultado cuellos de botella y procesos caóticos. La automatización de procesos agiliza las tareas para lograr una mayor eficiencia y productividad.
¿Qué es y cuáles son los tipos de automatización de procesos que existen?
Automatizar procesos significa apoyarse de la tecnología para llevar a cabo tareas repetitivas, pero cada vez más complejas, que restan tiempo y recursos a una organización. Al incorporar sistemas basados en reglas que se ejecutan de forma automática, se reducen los errores humanos y la pérdida de datos. Al mismo tiempo, se centraliza la información, mejorando la comunicación entre departamentos y eliminando los silos. Existen tres tipos de automatización de procesos:
Macros
Todos hemos usado esta tecnología desde hace décadas. Las macros son funciones que automatizan tareas repetitivas, por ejemplo, los atajos de teclado o el botón de marcado rápido del móvil. Macros permite ejecutar una serie de tareas al dar una sola orden. Esto permite que cualquier persona sin conocimientos técnicos pueda llevar a cabo tareas complejas de forma simple, por ejemplo, analizando datos sin que se tengan conocimientos en programación. El grado de automatización con Macros, sin embargo, es limitado a ciertas funciones y requiere de alguien que programe y supervise su funcionamiento.
ITPA
La automatización de procesos de tecnologías de la información (ITPA) busca reducir o eliminar las actividades rutinarias de TI, por ejemplo, las actualizaciones de sistemas, la configuración de nuevos dispositivos, ejecución de copias de seguridad, etc. La automatización ITPA reduce tiempos y facilita el cumplimiento de políticas de seguridad y normativa, ya que se ajusta a ciertas reglas previamente definidas. Además, por supuesto, de aumentar la agilidad de los flujos de trabajo.
RPA
La automatización robótica de procesos o RPA incorpora tecnología robótica en tareas administrativas o de BackOffice. Su autonomía e integración a los procesos es mayor que las tecnologías que mencionamos anteriormente. Si bien RPA ya es común en diversos procesos organizacionales basados en reglas y con flujos de trabajo que no cambian, también está tomando fuerza la automatización robótica con tecnología de inteligencia artificial, que trabaja con datos no estructurados y aprende por sí misma para poder reaccionar ante excepciones.
Beneficios de automatizar los flujos de trabajo
De acuerdo a un sondeo de McKinsey & Company, aunque la mayoría de las compañías confirman que sería posible automatizar al menos una cuarta parte de sus procesos, tan solo el 20% de ellas ya ha implementado tecnologías de automatización. Las organizaciones saben que esta transformación no es sencilla; se deben reestructurar sus esfuerzos tecnológicos, capacitar a sus empleados, e incluso, dar un giro a la cultura empresarial, y todo esto podría ser la causa de su resistencia al cambio. Sin embargo, se trata de un esfuerzo que vale la pena. Las organizaciones que ya aplican la automatización de procesos experimentan los siguientes beneficios:
Ahorro de tiempo. Automatizar procesos permite a los equipos de trabajo dejar las tareas tediosas y repetitivas, que consumen mucho tiempo, para enfocarse en actividades que generan valor a la organización.
Reducción de errores. Independientemente de las habilidades y eficiencia de una persona, siempre existe la posibilidad de que cometa algún error. Sabemos que el más mínimo descuido podría tener graves consecuencias. Mecanizar los procesos reduce considerablemente el margen de error.
Reducción de costos. Al reducir el trabajo manual se aumenta la eficiencia del flujo de trabajo, con lo cual se minimizan los costos operativos.
Satisfacción del cliente y del personal. Todos los beneficios anteriores derivan en una mayor satisfacción de los miembros del equipo y, por consiguiente, se logra brindar una mejor atención al cliente.
Mejora continua. Invertir en automatización genera un compromiso en la organización para evaluar periódicamente los procesos y hacer los ajustes necesarios para obtener el máximo provecho de estas tecnologías.
¿Qué pasos deberían seguirse para realizar una automatización de procesos exitosa?
Para implementar una tecnología de automatización de procesos exitosa primero hay que analizar qué problemas puede resolver la automatización, por ejemplo, procesos administrativos que quitan mucho tiempo al equipo, una pobre gestión de procesos que deriva en pérdidas económicas o proyectos que se interrumpen por dar prioridad a otras actividades. Las siguientes etapas deberían ser parte de un plan de automatización:
Evaluación
Hay que analizar los flujos de trabajo, la infraestructura actual y las capacidades de la organización. Es importante identificar las tareas susceptibles a automatizarse y definir prioridades. Si bien es cierto que para ver resultados se necesita una variedad de tecnologías de automatización, es importante implementarlas de manera gradual para no generar traumatismos y garantizar que tengan los resultados esperados.
Implementación
En la fase de implementación se configuran y personalizan las tecnologías seleccionadas. Otro aspecto clave en esta etapa es capacitar al personal y asignar roles. Las tecnologías de automatización se someten a pruebas para garantizar que funcionan de acuerdo a lo planeado, y de ser necesario, se hacen ajustes.
Integración
Durante esta etapa se integran las nuevas tecnologías de automatización con sistemas empresariales y soluciones de terceros. Generalmente, esta integración se logra a través de las API. En esta fase del proceso, una plataforma de organización administrada permite definir flujos de trabajo ejecutando servicios en el orden que se necesite.
Mantenimiento y soporte
La automatización de procesos es una iniciativa a largo plazo que evoluciona constantemente. Las organizaciones deben analizar qué tan bien funcionan sus herramientas de automatización para cumplir con los objetivos a mediano y largo plazo del negocio. Se requiere integrar tecnologías de monitoreo de procesos en tiempo real para identificar fallos, tomar decisiones y acciones correctivas si fuese necesario.
Herramientas útiles en la automatización de procesos
Existen diversas plataformas y herramientas de automatización de procesos que pueden usarse para mejorar la eficiencia y la productividad en diversas áreas. Algunas de estas herramientas son:
Google Apps Script: Es una plataforma de scripting basada en JavaScript que te permite extender las aplicaciones de Google, como Sheets, Docs y Gmail, con funciones personalizadas y automatización de tareas. Puedes crear scripts para realizar acciones específicas, como enviar correos electrónicos, generar documentos y manipular datos en hojas de cálculo.
Microsoft Power Automate: Power Automate (anteriormente conocido como Microsoft Flow) es una herramienta de automatización de Microsoft que te permite crear flujos de trabajo automatizados entre diferentes aplicaciones y servicios, como Office 365, SharePoint, Dynamics 365 y más. Puedes crear flujos de trabajo simples o complejos utilizando su interfaz visual.
Zapier: Zapier es una herramienta de automatización en línea que te permite conectar diferentes aplicaciones y servicios para crear flujos de trabajo automatizados. Puedes crear "Zaps" que realizan acciones en una aplicación cuando ocurre un evento en otra aplicación.
Google Apps APIs: Google proporciona APIs (Interfaces de Programación de Aplicaciones) para varias de sus aplicaciones, como Gmail, Calendar, Drive y más. Estas APIs te permiten interactuar con los datos y las funcionalidades de las aplicaciones de Google, lo que te brinda la capacidad de automatizar tareas y flujos de trabajo a través de programación.
Google Workflows. Se trata de un servicio de Google Cloud para diseñar flujos de trabajo y procesos empresariales automatizados. Permite definir pasos y acciones, lógica empresarial y coordinar tareas en la nube. Ofrece integraciones con otros servicios de Google Cloud y herramientas externas, lo que facilita la automatización de procesos complejos.
Mendix. La plataforma de desarrollo de aplicaciones de bajo código Mendix tiene múltiples funcionalidades de automatización. Se crean modelos visuales de los procesos de negocio con diagramas de flujo y reglas automatizadas. Permite el uso de microflows para ejecutar acciones como cálculos, actualización de datos, envío de correos electrónicos, etc. Mendix puede integrarse con sistemas externos, automatizando la comunicación e intercambio de datos entre aplicaciones.
Estas son solo algunas opciones, pero hay muchas otras herramientas disponibles dependiendo de las necesidades específicas de tu organización. Es importante evaluar las características, el alcance y las capacidades de cada herramienta para determinar cuál se adapta mejor a tus flujos de trabajo y requerimientos.
En Incentro podemos apoyarte en crear una estrategia de transformación digital que se ajuste a los que tu organización necesita. Tenemos partners como Mendix y Google, y un equipo experto que te ayudará a detectar las tareas en tus flujos de trabajo que puedes dejar en manos de la automatización.