El mercado del software de Gestión de Contenido Empresarial (ECM - Enterprise Content Management en sus siglas en inglés) ha evolucionado mucho en los últimos años y, actualmente, contamos con varias soluciones que son muy similares a simple vista.

La diferenciación y elección entre los proveedores de ECM puede ser extremadamente difícil. Dada la madurez del mercado y los ECM que hay disponibles, los decission makers deben evaluar las alternativas, no solo fijándose en las capacidades e interfaces, sino también en una amplia gama de otros posibles diferenciadores. 

Alfresco (Alfresco Digital Business Platform - ADBP), es un software de gestión empresarial integral con el que puedes administrar contenido, colaborar en tu organización, administrar registros o gestionar flujos de trabajo, entre otras funcionalidades. Como adelantábamos, existen un buen puñado de softwares con funciones similares. En este post veremos qué diferencias hay entre ellos y Alfresco.

La principal diferencia de Alfresco frente otras soluciones es que, al ser un software open source, proporciona capacidades más amplias y un repositorio más robusto. El hecho de que sea open source, permite a Alfresco ser compatibles con cualquier entorno o aplicaciones. Este será más adecuado para aplicaciones de ECM de alto volumen pues se integrará perfectamente con productos de cualquier origen (por ejemplo, PDF, Google Docs) y entornos (ej: Linux, Apple, Android).

Para profundizar en las principales mejoras y diferencias que presenta Alfresco frente a otras soluciones, analizaremos sus puntos clave de forma más extensa:

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  • Flujos de trabajo / BPM: Como anunciábamos arriba, una de las principales ventajas de Alfresco frente al resto de soluciones es ser un software libre. Esto nos aporta una libertad casi ilimitada a la hora de customizar nuestra herramienta. Alfresco usa el motor de procesos Open Source Activiti, una evolución de jBPM que ha añadido verdaderas capacidades empresariales BPM. Los flujos de trabajo creados con Alfresco Activiti, además, son compatibles con BPMN 2.0.. Si comparamos el motor Activiti de Alfresco (con capacidades reales de BPM) frente a otros motores, muchos de ellos no están diseñados para ser un sistema BPM a escala empresarial. Podrán ofrecer
    capacidades de flujo de trabajo, pero nunca serán compatibles con BPMN 2.0.

  • Renderización en PDF: Alfresco trabaja de forma autónoma para renderizar archivos y convertirlos en PDF de forma automática. Otras soluciones, a pesar de parecer algo tan sencillo, no ofrecen esta posibilidad. Lo más similar que hacen algunos es que, por ejemplo, ofrecen la posibilidad de guardar documentos como PDF pero requiere que las copias se guarden como nuevos archivos y no estarán relacionadas con el documento original, lo que puede generar confusión entre los usuarios.

  • Metadatos: Alfresco te permite realizar búsquedas del contenido de forma exhaustiva gracias a los metadatos. Todos los archivos que son subidos a la plataforma de Alfresco tienen, por defecto, un listado de metadatos predefinidos que se agrupan en Tipos y Aspectos. Estos metadatos, en cualquier caso, son 100% personalizables según las necesidades de cada organización. Un ejemplo muy sencillo sería: Yo quiero saber cuántas fotografías de las que tengo en Alfresco miden 1200 x 600 px. Gracias a los metadatos, realizando una sencilla búsqueda, puedo saberlo. En la mayoría de las demás soluciones, podrás realizar búsquedas por nombre, título, etc. pero no tienen la opción de la búsqueda por metadatos.

  • Versiones: Otra funcionalidad interesante es la posibilidad de visualizar todas las versiones que ha habido de un documento. Cada vez que se realice un cambio en el mismo, se guardará en el histórico y podremos saber cuándo, qué y quién ha hecho ese cambio. Si quisiéramos volver a una versión anterior de la actual, no tendríamos más que pinchar sobre ella en el listado. Algunas otra soluciones permiten ver, por ejemplo, quién realizó el último cambio en un documento pero no podrás recuperarlo.

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  • Permisos y roles: En Alfresco existe una infinidad de posibilidades a la hora de generar permisos a los diferentes usuarios. Mientras otras herramientas solo te dan la posibilidad de crear 2 ó 3 roles diferentes (Por ejemplo: administrador, editor y lector), en Alfresco tienes muchas más posibilidades. Por ejemplo, podrías tener permisos de editor o administrador para algunos sites, dentro de ese site, quizá, podrías tener diferentes permisos para cada archivo y, además, en otro site contar solo con permisos de lectura. De hecho, los sites están configurados de tal forma que, si un usuario no tiene el permiso que debiera, no podrá ni saber siquiera que existe ese site.

Tanto Alfresco como la gran mayoría de soluciones permiten la colaboración empresarial. Una de las fortalezas de Alfresco es la capacidad de colaboración con partners, proveedores o clientes. Gracias a la opción de implementación de la nube híbrida de Alfresco, es fácil compartir el contenido con usuarios externos en una carpeta sincronizada.

El producto Alfresco RM (Gestión de registros - Register manager en sus siglas en inglés) incluye todas las funciones necesarias para cumplir los estándares que el Departamento de Defensa (DoD) 5015.02 dictamina para la gestión de registros. Esto incluye la declaración de registros, la aplicación de políticas de retención, la disposición y la gestión de activos físicos en un paquete de instalación. Alfresco es la única herramienta open source que cumple con la DoD.

Alfresco es una de las pocas soluciones que proporciona verdaderas capacidades de Business Process Management (BPM). Desde un punto de vista de integración, Alfresco Activiti es una solución de código abierto compatible con BPMN 2.0 y con un conjunto robusto de APIs disponibles. Por lo que Alfresco Activiti se puede integrar en varios sistemas externos. Si nos fijamos en otras soluciones no open source, la integración de otros sistemas en un flujo de trabajo de requerirá que los desarrolladores permanezcan en el entorno de desarrollo de la herramienta en cuestión. Esto puede restringir la capacidad de proporcionar integraciones críticas para el negocio como parte del proceso comercial general.

Si bien es cierto que casi todas las soluciones tienen la capacidad de desencadenar ciertas acciones o eventos, la forma en que se desencadenan (y los controladores o las reglas para la ejecución de estos desencadenantes) son muy diferentes en cada solución. La ejecución de acciones o eventos, en la mayoría de soluciones se realiza manualmente por un usuario que lo selecciona de una lista, o tiene que habilitarse mediante scripting y desarrollo. En Alfresco, la ejecución de estas acciones (iniciar un flujo de trabajo, mover un documento a otra carpeta, enviar una notificación por correo electrónico, cambiar la seguridad o ejecutar un proceso preconstruido en Alfresco) puede realizarse creando reglas en una interfaz de usuario intuitiva.

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Tanto Alfresco como la mayoría de las soluciones disponibles, cuentan con una interfaz web / navegador para exponer todas las funciones de administración de contenido (Crear, Editar, Flujos de trabajo, etc.) al usuario final. Sin embargo, mientras que con Alfresco podrás navegar sin problemas con cualquier navegador, otra soluciones a menudo solo se visualizan correctamente con ciertos navegadores al no ser tan flexibles como Alfresco.

Además de los navegadores, si nos fijamos por ejemplo en la integración con móviles, Alfresco puede trabajar tanto con iOS como con Android sin ningún problema. Sin embargo, otras soluciones solo trabajan de forma correcta con Windows Phone o Android. Por otro lado, la integración que tiene Alfresco con el entorno de Microsoft Office o Outlook no presenta ningún problema.

En este apartado, Alfresco es líder indiscutible de los siguientes aspectos:

  • Integración: Las soluciones de ECM son complejas y, a menudo, se conectan con muchas otras aplicaciones: Aplicaciones PLM, sistemas financieros, sistemas de gestión de aprendizaje, sistemas de publicación, etc. Hacer que estas integraciones sean transparentes para los usuarios finales y, a la vez, simples de mantener para el equipo de IT puede tener un gran impacto en el coste final del producto. Alfresco, con su tecnología abierta y moderna, tiene numerosas formas de apoyar estas integraciones utilizando estándares comunes de la industria (CMIS, REST, CIFS, FTP, WebDAV). Por ejemplo, otras soluciones se basan principalmente en REST OData en XML o JSON y los desarrolladores muchas veces tienen que utilizar herramientas de Microsoft, en lugar de la integración basada en Java.

  • Cloud Híbrida: La solución de nube híbrida de Alfresco ofrece una ventaja significativa para los clientes que buscan tener una solución local para sus empleados y un apartado basado en la nube sincronizada para colaborar con usuarios externos. Otras soluciones similares no lo ofrecen al contar solo con una de las opciones: la nube o una solución local.

Alfresco también proporciona múltiples formas de acceder a las capacidades de Administración del repositorio de contenido. Además de admitir una API con todas las funciones, Alfresco se centra en protocolos basados en estándares y entornos de desarrollo que permiten múltiples alternativas de integración: Google Apps, RSS Feeds, Acceso basado en archivos (CIFS, WebDAV, NFS y FTP - simulación de sistemas de archivos) o protocolo OpenSearch.

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