Cómo transformó ASEFA su Gestión de Seguros con Alfresco

El reto

Un sistema manual que frenaba el crecimiento

ASEFA, una aseguradora especializada en el sector de la construcción, tenía un problema claro: sus procesos de negocio dependían demasiado del correo electrónico, lo que se traducía en buzones colapsados, falta de trazabilidad y retrasos.

Además, la distribución del trabajo era manual y la documentación estaba dispersa en distintos sistemas: unidades de red, una versión antigua de Alfresco Community y un content manager de IBM. Los suscriptores tenían que registrar los tiempos de respuesta a mano, lo que hacía casi imposible identificar cuellos de botella.

En definitiva, ASEFA necesitaba automatizar procesos, centralizar la información y mejorar los tiempos de respuesta. Y ahí es donde entramos nosotros.

El proceso

Alfresco como pilar de la transformación

Antes de implementar cualquier solución, trabajamos con ASEFA para identificar las carencias en los procesos existentes. Este análisis fue clave para diseñar una solución a medida.

Finalmente, optamos por Alfresco con la siguiente configuración:

• ACS (Alfresco Content Services) como gestor documental.
• APS (Alfresco Process Services) para automatizar flujos de trabajo.
• ADF (Alfresco Application Development Framework) para una interfaz a medida.

La implementación fue progresiva, comenzando con un proceso piloto para involucrar a los usuarios y conseguir apoyo interno. Se automatizó la asignación de tareas con un sistema de puntos, eliminando el reparto manual. Además, trabajamos en la migración de documentos desde los antiguos repositorios y aseguramos que la interfaz fuera intuitiva para facilitar la adopción.

La colaboración estrecha entre ASEFA e Incentro permitió adaptar la solución a las necesidades específicas de la compañía, asegurando una transición fluida y efectiva.

La solución

Una plataforma potente e integrada

Nuestra solución para ASEFA se basa en una arquitectura robusta y escalable, compuesta por:

• Gestión documental centralizada con ACS: Toda la documentación se almacena en un solo lugar, con versionado de documentos y búsqueda eficiente.
• Automatización de flujos de trabajo con APS: Los procesos ahora son automáticos, desde la asignación de tareas hasta las notificaciones, reduciendo errores y trabajo manual.
• Interfaz personalizada con ADF: Diseñamos una experiencia de usuario intuitiva para que los equipos gestionen tareas y accedan a la información sin complicaciones.
• Sistema de puntos para asignación de tareas: Las cargas de trabajo se distribuyen equitativamente según la disponibilidad de cada usuario.
• Motor de búsqueda y trazabilidad: Toda la información de los procesos está disponible en tiempo real, permitiendo detectar cuellos de botella y mejorar los tiempos de respuesta.
• Integración con otros sistemas: La solución se sincroniza con el ERP de ASEFA y un sistema AS400 para gestionar procesos de forma eficiente.

Los resultados

Más eficiencia, menos complicaciones

La implementación de la nueva plataforma ha tenido un impacto significativo en ASEFA:

• Menos documentos innecesarios gracias a la automatización y centralización.
• Tiempos de respuesta más rápidos en la emisión de pólizas.
• Asignación automática de tareas, eliminando cuellos de botella.
• Eliminación de la dependencia del correo electrónico como herramienta principal de comunicación.
• Versionado de procesos, permitiendo pausar y reanudar cotizaciones.
• Mejora en la colaboración entre equipos y departamentos.

Gracias a esta transformación digital, ASEFA ha logrado optimizar su operativa interna y agilizar la experiencia de sus clientes, reduciendo tiempos de espera y simplificando su gestión documental.