Los sistemas de gestión documental cada día son más necesarios para el buen funcionamiento de la empresa. Las empresas actuales generan cada vez más información, para lo cual se necesita un sistema de gestión documental eficiente. De esta forma nos aseguraremos que la información está almacenada de forma correcta y disponible cuando la necesitemos. Entonces, ¿Qué es un sistema de gestión documental y en qué beneficia a las compañías su uso?

Un sistema de gestión documental, o document management system (DMS), por sus siglas en inglés, es una herramienta creada para guardar, gestionar y controlar el flujo de documentos dentro de las empresas. Lo que se busca es organizar la información, documentos e imágenes en un espacio digital al que todos los empleados tengan acceso de manera sencilla.

Cuando hablamos de sistemas de gestión de archivos, nos referimos al software que proporciona servicios para el uso, acceso y control de accesos, ya sea de archivos como de directorios.

Las funciones de un administrador de archivos son numerosas. Algunas de las principales serían:

  • Asegurar que la información del archivo digital sea legítima.

  • Acceso a los archivos de forma óptima y segura.

  • Dar soporte, tanto de entrada como de salida, a numerosos dispositivos de gestión de archivos.

  • Ofrecer los datos exactos que el usuario pida.

  • Minimizar o descartar una potencial pérdida de datos.

  • Contar con un conjunto estándar de rutinas E/S.

  • Proveer soporte de E/S a múltiples usuarios.

En resumen, lo que un administrador de archivos hace es proporcionar un acceso seguro a los archivos digitales para todos los usuarios, además de una gestión de archivos óptima para mejorar la productividad empresarial en todo lo posible.

gestion documental

En un software de gestión documental se puede almacenar todo tipo de archivos digitales: documentación, imágenes, videos… incluso otros programas informáticos. Todo dependerá de la capacidad que tenga tu administrador de archivos y del uso para el que esté pensado dicho software. Antes de adquirir un document management system (DMS), deberemos realizar un pequeño estudio para elegir el que mejor se adecúe a nuestra organización. Pero, en cualquier caso, no debería haber ninguna restricción por formato a la hora de almacenar un archivo en tu gestor documental.

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La principal ventaja que encontramos al uso de un sistema de gestión documental es que encontraremos exactamente lo que buscamos y nada más. Sobre todo si contamos con un escáner documental con Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR). Además, la gestión documental en empresas nos ayudará a evitar duplicidades de archivos o de grabación de datos, fotocopias de los mismos de forma innecesaria, etc.

La productividad es un problema para muchas empresas que ven su tiempo de trabajo mermado por no contar con las herramientas necesarias para realizar sus labores de forma eficiente. Gracias a la gestión de archivos y el flujo del sistema de gestión documental, el tiempo invertido en buscar y compartir archivos entre la organización se ve reducido a escasos minutos. Lo que hará que aumente el rendimiento de forma exponencial.

Otro gran problema para muchas empresas es el desconocimiento de dónde se ubica la documentación. Archivar documentos electrónicos en el propio PC de cada empleado conlleva muchos riesgos, entre otros, que esa información se pierda si el ordenador simplemente se avería. Es por eso que un administrador de archivos será clave para tener todos los archivos digitales de la empresa centralizados y localizables en cualquier momento.

Al igual que mejora la productividad, mejorarán los flujos de trabajo puesto que, si tenemos los archivos unificados en un software de gestión documental, no tendremos que perder tiempo en buscarlos y conseguirlos.

La colaboración empresarial está a la orden del día y un software de gestión documental es la herramienta perfecta para compartir documentos electrónicos con tu organización. Además, si contamos con la opción de dar o quitar permisos, podremos conseguir que cada usuario de la herramienta vea y/o edite únicamente lo que corresponda con su rol.

Para realizar un proceso de digitalización en una empresa, se necesita un software de Document Management System (DMS). En el mercado encontramos innumerables herramientas de gestión documental, pero según a qué se dedique tu empresa necesitarás una u otra. Por ejemplo, si tu empresa se dedica a algo relacionado con la abogacía, seguro que diariamente genera infinidad de documentación en papel, por lo que un software que cuente con un buen escáner de documentos y digitalización de documentos será clave.

Incluso eligiendo un programa específico para el sector de tu empresa, habrá que tener en cuenta detalles como el tamaño de la misma (¿Cuántos usuarios pueden trabajar a la vez con este software de gestión documental?), el sistema operativo con el que trabajéis o la facilidad de integración con otros softwares de gestión empresarial.

No podemos pasar por alto tampoco los soportes que acepte dicho software. Por norma, un sistema de gestión documental admite todos los formatos más populares y utilizados en el mercado pero, si tu empresa utiliza algún tipo de archivo particular, deberás tener en cuenta que algunos softwares puede que no lo soporten.

Entonces, para elegir la mejor herramienta acorde a tu organización, deberás plantearte las siguientes cuestiones y ver qué software cumple mejor con dichas necesidades:

  • Integración con otros sistemas empresariales.

  • Trazabilidad de los documentos electrónicos.

  • Colaboración empresarial entre usuarios.

  • Estructuración y categorización.

  • Flujos de trabajo.

La gestión documental tiene una importancia vital para cualquier empresa. El almacenamiento de documentación en papel es una fórmula obsoleta, ineficiente y muy insegura.

Podemos enumerar un buen número de motivos por los que la gestión documental en empresas es una apuesta segura para mejorar los procesos de tu organización. Dejando de lado el hecho obvio de que almacenando documentación en papel gastaremos un gran presupuesto en impresión y en el propio papel, estamos ante un proceso de gestión de la documentación nada rentable puesto que, además, invertiremos mucho tiempo en la búsqueda del archivo que necesitamos. Por otro lado, solo podremos tener dicha documentación de forma física donde la almacenemos, sin posibilidad de compartirla con varios usuarios en diferentes ubicaciones. Además, la documentación de las empresas, en muchos casos, es confidencial. Almacenarla en un archivador dentro de un armario bajo llave no es la forma más eficaz.

Por estos motivos, contar con un sistema de gestión documental donde toda la empresa pase por un proceso de digitalización se hace más que necesario, independientemente de la cantidad de información que maneje dicha empresa. Contratos, facturas, nóminas… Ya solo la parte burocrática de la empresa dará para mucho.

Un ejemplo de software de gestión documental es nuestro partner Alfresco.

Además de los motivos obvios, un gestor documental te permite, entre otras cosas, realizar búsquedas personalizadas gracias a los metadatos de los archivos, asignar roles, indexar los archivos con otras herramientas de la empresa (CRM, Email, ERP…), automatización de los flujos de trabajo… Aunque hay que saber las diferencias entre un erp y crm, puesto que son dos cosas distintas.

En definitiva, un gestor documental será una herramienta muy poderosa a la hora de aportar valor a tu empresa en su forma de trabajar.

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