Gloednieuw exposantenportaal RAI Amsterdam zet gebruiker op #1

Over RAI Amsterdam

Al 125 jaar is de RAI een bekend beurs- en congrescentrum aan het Europaplein in Amsterdam. Met meer dan 110.000 m2 verhuurbare ruimte, verdeeld over twaalf multifunctionele hallen, ontvangen zij jaarlijks gemiddeld 1,5 miljoen bezoekers. 

Of het nu gaat om kleine bedrijfsvergaderingen of gigantische evenementen zoals de Horecava en de Huishoudbeurs: de RAI biedt niet alleen de locatie, maar ook professionele ondersteuning bij het plannen, organiseren en realiseren van een event of deelname. 

Information overload werkt user experience tegen

De RAI Amsterdam wil bij ieder event zoveel mogelijk relevante exposanten uitnodigen. Maar voordat de grote dag aanbreekt en zij aanwezig zijn, moet er gigantisch veel worden geregeld - van standbouw en telecommunicatie tot aan catering en IT. Om dit proces te stroomlijnen, is er jaren geleden met de beste bedoeling een exposantenportaal gebouwd.

Hierin werd informatie verstrekt in PDF’s, lange checklists en onhandige lijsten met data. Ook moesten exposanten handelingen vaak in verschillende omgevingen uitvoeren, waarbij ze steeds een andere login nodig hadden. Dit leverde gedoe op: exposanten namen alsnog contact op met de klantenservice, belangrijke deadlines in de voorbereiding werden niet gehaald, leveranciers miste informatie en uiteindelijk liep de RAI hierdoor omzet mis. Daarom was het tijd voor een grote make-over en de RAI vroeg ons om hulp! 

In onderstaande video vertelt Chantal Balder, Digital Marketing Specialist bij de RAI Amsterdam, alles over de samenwerking met Incentro en het gloednieuwe exposantenportaal.

In enkele maanden van Design Sprint naar maatwerkportaal

Sinds eind 2023 staat er een gloednieuw exposantenportaal dat volledig is ontworpen om een beursdeelname zo soepel mogelijk te laten verlopen. In een intensieve, vierdaagse Design Sprint doken we samen met de RAI in de experience van exposanten. 

Collega’s van de afdelingen marketing, communicatie en IT kwamen samen met onze designers. Samen bedachten én testen ze in één week een prototype. Missie geslaagd, want na deze test bouwden onze developers een front end voor het portaal met NextJS en Azure. 

Het portaal fungeert nu als dé digitale voordeur voor het evenement, dat op gepaste momenten kan doorklikken naar externe portalen en leveranciers zonder opnieuw te hoeven inloggen.

Exposantenportaal in actie 

De focus voor het nieuwe portaal lag volledig op de exposant. Wat moeten zij ervaren in het portaal,  los van alle interne processen bij de RAI? Wat hebben ze nodig en wat juist niet? En hoe vertaal je dat naar een gebruiksvriendelijk portaal? 

Inmiddels wordt het nieuwe portaal veelvuldig gebruikt. Dat levert onder andere dit op voor de gebruikers:

• Belangrijke deadlines en aanlevermomenten worden weer gehaald, dankzij slimme notificaties aan de exposant en een eenvoudiger proces 

• Het portaal maakt het voor een exposant heel duidelijk wanneer zij wat moeten aanleveren en wat er in een stand aanwezig moet zijn 

• De gebruiksvriendelijkheid is verhoogd en het portaal is gekoppeld aan andere, belangrijke informatiesystemen voor de exposant 

• Er is meer upsell mogelijk voor de exposanten vanuit de RAI, omdat ze bijvoorbeeld gebruik kunnen maken van marketingproducten en promoties 

Kortom: exposanten weten precies wat zij wanneer moeten doen, waardoor de voorbereiding én deelname aan evenementen veel soepeler en volgens planning verloopt!