Jaarlijks 350.000 euro besparen door de inzet van robotisering. Hoe? Door een scherpe analyse te maken van de processen. Alleen dan kun je strategisch aan de slag met robotisering. Met een Process Automation Scan unlock je de potentie tot automatisering.

Organisaties denken wel drie keer na voor zij veranderingen aanbrengen in hun processen. De focus ligt vaak op de huidige manier van werken. Waarom iets veranderen als het zo goed gaat? Toch geldt dat als je relevant wil blijven, dat moet je veranderen. Nu is het heel normaal om geen robots in dienst te hebben, maar over een aantal jaar juist abnormaal.

Geen idee wat je je bij een robot moet voorstellen? Lees hier meer over Robotic Process Automation (RPA).

RPA is de toekomst. Wanneer gaat jouw organisatie er aan beginnen? Want nooit is geen optie en iedere dag dat je het uitstelt betekent een voorsprong geven aan de concurrent. Om erachter te komen voor welke processen je robots kunt inzetten moet je analyseren. Eerlijk gezegd is zo’n analyse best wel lastig. Het kost tijd, kennis en aandacht. Die combinatie is vaak niet direct beschikbaar. Wij willen die verandering faciliteren. En daarom hebben we een oplossing. Deze oplossing noemen wij de Process Automation Scan. Afgekort, de “PAS”.

Om te kunnen uitleggen wat de PAS doet gebruiken we een voorbeeld van één van onze klanten in de Maakindustrie. Deze organisatie heeft een concreet doel geformuleerd, namelijk: "In 2021 willen wij tien procent “waste reduction” in administratieve processen realiseren’’. Klinkt als een duidelijk doel, maar het roept een hoop vragen op. Waar begin je? Hoe start je? Welke technologieën gebruik je? Wat tegelijkertijd meespeelt, is dat de organisatie een succesvolle organisatie is. Daardoor moet er veel werk verzet worden, is de druk hoog en is er altijd iets belangrijkers dan veranderen. Om deze redenen vroeg de organisatie ons om te helpen bij het bepalen van het vertrekpunt.

De organisatie wilde graag een overzicht maken van alle processen. En daarbij onderzoeken of ze bepaalde processen konden robotiseren. Want veranderen met RPA heeft de toekomst.
In het verleden heeft de organisatie de processen steeds iets geoptimaliseerd. Geen grote veranderingen, maar net genoeg om de processen geschikt te houden voor de huidige situatie. Daarnaast zijn er door een recente overname processen en systemen toegevoegd. Hierdoor wordt er in gelijke situaties soms anders gewerkt en zijn er meerdere systemen met dezelfde functie.

Het vertrekpunt voor deze analyse was de Supply Chain. Het inzetten van RPA binnen Supply Chain omgevingen is namelijk een logische stap. Daarvoor zijn wel duidelijke richtlijnen nodig, anders kan er niet bepaald worden hoe RPA een bijdrage kan leveren aan de doelen van de organisatie. Het was tijd om de PAS in te zetten. De PAS is een kort traject van maximaal twee weken en bestaat uit vier stappen.

  1. Intake gesprek: om goed van start te gaan hebben we samen met deze klant bepaald bij welke afdelingen processen opgehaald moesten worden.

  2. Algemene kick-off: in een interactieve sessie werd RPA geïntroduceerd binnen de teams.

  3. Interviews: tijdens de interviews zijn alle processen besproken die er per afdeling of team zijn. Omdat de aangewezen medewerkers dicht op de processen zaten, kon er snel geschakeld worden. Ze wisten precies in welke handmatige processen nu echt veel tijd ging zitten of waar foutjes snel gemaakt werden. Per interview werd in anderhalf uur tijd de processen opgehaald en geanalyseerd.

  4. Eindpresentatie: nu was de taak aan ons om deze informatie om te zetten naar een duidelijk eindadvies. Voor de interessantste processen maakten we een uitgebreide business case en de overige processen zijn kort toegelicht. Op basis van de businesscases is de routekaart uitgetekend. Deze uiteraard gefocust op het beoogde doel. Die tien procent “waste reduction” in administratieve processen.

Uit de PAS werd snel duidelijk dat de organisatie haar doelstelling kon behalen. Met oog op dit doel is de routekaart ingericht. Deze routekaart bestaat uit het automatiseren van vier processen die samen meer dan één FTE besparen. De return on investment van deze investering is slechts zes maanden.

Door deze start ligt er een sterke technische basis voor en heeft de organisatie kennis gemaakt met RPA. Er liggen voor de toekomst nog zeventien processen klaar om geautomatiseerd te worden. In totaal bespaart de organisatie meer dan vier FTE (dit betekent een besparing van 375.000 euro). Zonder te kijken naar alle overige voordelen. Denk aan hogere klant- en werknemerstevredenheid, lagere foutmarges en extra tijd voor waardevol werk.

Het begint bijna ongeloofwaardig te klinken toch? Deze organisatie gaat nu van start met de eerste robots én weet precies waar ze daarna mee aan de slag willen gaan.

Is het voor jou ook geen vraagstuk meer of je zou moeten automatiseren, maar eerder een “waar moet ik beginnen”- vraagstuk? Wil je weten welke processen nu echt geschikt zijn voor robotisering. Of ben je benieuwd of investeren in robots voldoende oplevert? Dan is de Process Automation Scan de oplossing die je nodig hebt. We gaan graag eens met je in gesprek over de mogelijkheden! Vul onderstaand formulier in of neem contact op met Sacha van Essen via [email protected].

Geschreven door: Sacha van Essen