A menudo, algunos clientes con los que nos reunimos, al hablarles de los software ERP y sus características nos dicen: "Esa herramienta no la necesitamos, ya tenemos un CRM."
Es un error muy común creer que estamos ante programas similares o que ofrecen las mismas prestaciones, por lo que hoy veremos cuáles son las diferencias entre ERP y CRM.
Diferencias entre un ERP y un CRM
Para comprender en qué consiste cada herramienta y para qué sirve, veamos sus principales diferencias.
Objetivo: Como afirmamos al comienzo, estos dos softwares tienen diferente finalidad, porque no están pensados para satisfacer las mismas necesidades. Mientras el CRM se trata de un software por el que centralizar, optimizar y simplificar los procesos de venta y la gestión de clientes; el ERP está pensado para la gestión de los procesos empresariales de cualquier departamento de la empresa. Es decir, el CRM estaría centrado en el departamento de marketing y ventas y el ERP sería utilizado por cualquier área dentro de la organización. Se podría afirmar, entonces, que el CRM es un front-office (pues afecta a la relación con clientes) y el ERP un back-office (ya que afecta a nuestra forma de trabajar de forma interna).
Sencillez de implementación: Como decíamos, el ERP puede aplicarse a casi cualquier departamento de la empresa, a diferencia del CRM que es 100% orientado a ventas. Debido a esto, la implementación de un ERP en la empresa será un proceso más dilatado en el tiempo, y que llevará más trabajo por parte de los encargados de instaurarlo en la misma, ya que no todos los empleados tendrán el mismo grado de digitalización.
Facilidad de activación: Además de la implementación, hay que tener en cuenta la activación del software o migración de datos al mismo. Costará mucho menos migrar los datos de clientes y ventas al CRM, que absolutamente todos los datos de la empresa (facturas, pagos, documentación…) al ERP.
Precio: Como es lógico, el coste de un ERP es superior al de un CRM, teniendo en cuenta la cantidad de documentación a tratar, el tiempo de implementación y el número de licencias necesarias frente a un CRM.
Tipo de empresa: Como podrás imaginar, un ERP, aunque puede usarse en empresas de cualquier tamaño, está pensado para gestionar organizaciones medianas y grandes. Por el precio, implementación y objetivo, muchas pymes no creen necesario un ERP. Mientras que el CRM, al ser más económico y sencillo, puede implementarse en prácticamente cualquier empresa.
Módulos: Mientras que el CRM suele contar con 2 ó 3 módulos (marketing, ventas, atención al cliente…), un ERP cuenta con muchísimos más módulos instalables (logística, finanzas, contabilidad, producción, inventario…), lo que, nuevamente es una gran diferencia.
Qué es un ERP
Entonces, a grandes rasgos, un ERP (según sus siglas en inglés Enterprise Resource Planning) es, básicamente, un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales. Lo que viene siendo un software para gestionar, simplificar, optimizar, automatizar y unificar toda la documentación de una empresa, así como sus procesos en todos los departamentos de la misma: Logística, Almacén, Finanzas, Contabilidad, Ventas...
Qué es un CRM
Por CRM (Customer Relationship Management, en inglés) entendemos que es un Sistema de Gestión de las Relaciones con el Cliente. Se trata de un programa diseñado para la gestión, administración y centralización de la base de datos de clientes y posibles clientes, donde encontraremos información de todas las interacciones realizadas con ellos a nivel de márketing y ventas. Si quieres saber más sobre los CMR.
Conclusiones
En futuros posts analizaremos detenidamente en qué consisten los ERP y CRM por separado pero, al menos ahora, ya conocemos sus diferencias y para qué sirve cada herramienta. Lo que nos queda claro es que se trata de programas totalmente diferentes pero complementarios, que nos serán de gran ayuda en la gestión diaria de nuestras tareas, documentación y relación con clientes y proveedores.
