Si te estás preguntando cuáles son los programas que más se utilizan en las empresas, no dejes de leer este post. En él analizaremos los programas que necesita una empresa para poder trabajar de forma eficiente en la actualidad.

La teoría dice que una tarea que se repita más de 2 veces en una empresa en un corto periodo de tiempo, debería ser automatizada o semi-automatizada para mejorar la productividad de la misma y de los empleados.

Entonces, teniendo esta premisa en mente, seguro que se te ocurre alguna o varias tareas que realizáis dentro de tu empresa que requerirían de un software para ayudaros a hacerlas.

Actualmente existen programas para resolver infinidad de tareas: gestión de equipos, facturación, contactos, recursos humanos, contabilidad, gestión de la documentación, diseño, marketing y ventas, procesos, logística, almacenes y stocks...

Vamos a ver algunos de los tipos de programas más generalistas y utilizados en casi cualquier sector o empresa.

Un ERP, (en inglés Enterprise Resource Planning) se trata de un software para planificar los recursos de una empresa. Los ERP son los softwares más usados dentro de una empresa, se estima que casi el __80% de las empresas españolas cuentan con un software ERP. __

Los ERP puedes usarlos para infinidad de tareas, y hay diferentes ERP según para qué sector de la empresa lo quieras. Puedes encontrar ERPs para actividades relacionadas con la logística, inventario y gestión de stocks; contabilidad y finanzas; gestión de compras y ventas; gestión de la producción; gestión de procesos automatizados dentro de la empresa...

Algunos de los ERP más populares actualmente serían los siguientes:

EL ERP de SAP es el más usado a nivel mundial. Según algunos estudios, se calcula que el 24% de los usuarios de sistemas ERP, utilizan SAP. El ERP de SAP cuenta con infinidad de prestaciones y, además, se puede adquirir bajo demanda. Esto es, que solo pagarás por los servicios que te interesan y no por la plataforma completa. Una buena elección para empresas pequeñas. SAP cuenta con funciones de CRM, gestión de recursos humanos o contabilidad, entre otros.

Seguido de SAP, el segundo ERP más utilizado es Oracle, con una estimación del 12% de los usuarios totales. Al igual que SAP, este ERP está dividido en módulos, para adquirir unicamente los que realmente necesites. Dentro de estos módulos, toca las siguientes áreas: contabilidad y gestión financiera, compras/ventas, logística y stocks, planificación, gestión de proyectos yl capital humano.

Estaríamos ante el tercer ERP más utilizado del mercado. La diferencia con los dos anteriores es que cuenta con un precio más asequible, además de ser realmente sencillo e intuitivo de usar. Al igual que SAP y Oracle, cuenta con un paquete de servicios y funcionalidades, que se puede adaptar a las necesidades de cada empresa.

Otro de los programas más usados en una empresa es el CRM (siglas que corresponden a Customer Relationship Management). Es decir, se trata de un software de gestión y fidelización de clientes. Un CRM te ayudará a mejorar la relación con tus clientes o posibles clientes, ya que tiene como objetivo anticipar las necesidades actuales o futuras de tus clientes.

Un CRM funciona como una base de datos inteligente con la información de todos los clientes o posibles clientes, gracias a la cual, podremos crear acciones comerciales a medida de nuestro cliente y de esta manera mejorar las ventas. En muchas ocasiones, el CRM está integrado en la solución ERP. Últimamente, los CRM se están orientando mucho a la automatización de marketing, para dar un servicio cada vez más optimizado. En cualquier caso, puedes encontrar CRMs específicos prácticamente para cada sector empresarial.

Algunos de los CRM más generalistas y populares del mercado son los siguientes:

Se trata del CRM por excelencia y en el primero que pensamos cuando hablamos de CRMs. Al ser el más utilizado y popular, es el que más posibilidades de integración nos da con otros softwares. Se puede personalizar a las necesidades de cada empresa al milímetro, pero como contra, se trata de un software bastante caro, por lo que es poco recomendable para pymes.

Es una de las herramientas más potentes que cuenta con funcionalidades de CRM y de automatización de márketing. Con Hubspot puedes automatizar prácticamente cualquier comunicación que tengas con tus clientes o posibles clientes. Puedes realizar envíos de newsletters, gestión de redes sociales, creación de formularios, desarrollar landing pages y, lo más interesante, automatizar flujos de trabajo. Los flujos de trabajo realizarán determinadas tareas automatizadas para conseguir que tu cliente, o posible cliente, haga una compra o determinada acción.

Se trata de otra plataforma de automatización de marketing que cuenta con potentes funciones de CRM. Es muy similar a Hubspot y ofrece prácticamente todas las funcionalidades que la anterior. La única diferencia es que no permite generar landing pages, pero como punto positivo la cuota mensual es bastante más reducida porque está mucho más paquetizada que Hubspot, donde tienes solo dos módulos diferentes.

Ya hemos hablado con anterioridad de los softwares de gestión documental. Si quieres saber qué es un software de gestión documental visita el enlace. Como veíamos en el post citado previamente, <<cuando hablamos de un programa de gestión documental estamos ante un DMS. Un Document Management System (Sistema de gestión documental), se refiere a todos aquellos softwares que son utilizados como herramienta para organizar la información y documentación de una empresa.>>, señala nuestro compañero Daniel Salas, consultor de Incentro España.

Los programas de gestión documental más populares son los siguientes:

Este software, del cual Incentro es EMEA Sales Acelerator Partner, no es únicamente un DMS sino un un ECM (Enterprise Content Management). Un ECM sirve para organizar y automatizar las tareas repetitivas de una empresa, además de actuar como un DMS, gestionando toda la información de la misma. La principal ventaja de Alfresco es su formato open-source, lo que nos permitirá personalizar al máximo la herramienta. Además cuenta con funcionalidades exclusivas como la búsqueda por metadatos, la opción de recuperar versiones anteriores y el uso de los diferentes roles según usuario. En el post "¿Por qué elegir Alfresco frentr a otras soluciones?", de hace unos meses, analizamos en profundidad la herramienta.

Este software es la competencia más directa a Alfresco, aunque es bastante diferente del mismo. Por ejemplo, se trata de una solución propia de Microsoft, no open source, por lo que será un poco más estática a la hora de personalizarla acorde a las necesidades de nuestra empresa.

Se trata de un ECM muy similar a los anteriores. Mejora la productividad empresarial, optimizando los procesos de la organización. La diferencia más notable es que al pertenecer a SAP, se podrá integrar con todas las soluciones SAP perfectamente.

La Business Intelligence (o Inteligencia empresarial) se refiere al conjunto de metodologías y softwares que permiten analizar y transformar datos del medio, y de la propia empresa, en información ordenada. Dicha información se utilizará de forma directa o para que sea analizada y convertida en conocimiento, lo que dará soporte a la toma de decisiones sobre el negocio. En otras palabras, BI se trata de la habilidad para pasar los datos a información, y dicha información a conocimiento, para poder mejorar la toma de decisiones en las empresas.

Algunos de los programas de BI más populares del mercado serían:

Una herramienta muy potente que basa su tecnología en la inteligencia artificial, el machine learning y la automatización. Además, al pertenecer a IBM se puede integrar fácilmente con cualquiera de sus otras aplicaciones.

Descubre Pentaho, una herramienta de BI que integra todos tus softwares de recogida de datos (CRM, ERP, etc) para extraer toda la información y unificarla. De esta forma conseguiremos un conocimiento valiosísimo para tomar las decisiones comerciales correctas basadas en el análisis.

Muy similar a Pentaho, con la diferencia de que existe una opción gratuita muy potente con la que podrás testear la plataforma y ver si es realmente útil en tu empresa. Además, se trata de una herramienta muy sencilla de implementar y utilizar, lo que hará que cualquier empleado pueda usarla sin apenas conocimientos de IT.

Estos softwares son muy valiosos para cualquier empresa que cuente con un stock importantes de productos físicos. Básicamente, se trata de una herramienta usada para llevar un control y mejorar cualquier movimiento, proceso u operativa dentro de un almacén. Entonces, un buen SGA tendrá que controlar las entradas, salidas, ubicación y stock de los productos.

Muchos de los SGA están integrados dentro del ERP de la empresa, para contar toda la información posible de la misma, mientras que otros son softwares totalmente independientes. Un ejemplo de cada uno sería:

  • SAP: Dentro del ERP de SAP, existe un módulo muy potente de SGA. Si bien es cierto, está pensado para empresas muy grandes con un stock de cientos o miles de productos.

  • Luego existen infinidad de soluciones exclusivamente de SGA para pymes, algunas de ellas serían: SQL Pyme, SACA, SIGA, CRMLab, OnERP...

Hasta ahora, la gran mayoría de softwares que hemos citado son de pago o tienen sólo algunas de sus funcionalidades gratuitas. Pero contamos con infinidad de softwares gratuitos que nos ayudarán a trabajar de forma más eficiente. Algunos de ellos son los siguientes:

  • Gmail, Outlook: Hay infinidad de servidores de correo electrónico gratuitos.

  • Google Documentos: Nos servirá para poder redactar textos, trabajar en hojas de cálculo, realizar presentaciones al estilo de Power Point.

  • Google Drive: Como almacenamiento en la nube, dentro de lo que es Google Cloud.

  • OpenOffice: Similar al paquete Office de Microsoft pero open source. Cuenta con una suite de ofimática de código abierto, que incluye un procesador de textos, hoja de cálculo, presentaciones, herramientas para el dibujo vectorial y base de datos.

  • Dropbox: Almacenamiento en la nube.

  • Wetransfer: Para el envío de archivos.

  • Canva: Herramienta online de diseño muy útil con infinidad de plantillas.

  • Evernote: Un organizador de tareas para equipos.

  • Rescue Time: Relativamente similar a evernote, te ayuda a optimizar tu tiempo de trabajo, marcarte objetivo, tareas, y evitar las distracciones.

  • Skype / Hangouts: Herramientas para realizar llamadas y videollamadas gratuitas.