Un viaje al futuro de la gestión documental con Swiftair

El proyecto

Del papel a la comodidad

Los aviones de Grupo Swiftair, por la legislación vigente, deben llevar una gran cantidad de documentación a bordo. Esto es un gasto elevado y constante, porque, aparte de pesar considerablemente, deben actualizarse frecuentemente.

Por eso acudieron a nosotros en busca de una solución a su gestión documental. Y hoy, podemos decir orgullosos que Grupo Swiftair ahorra dinero, tiempo y, sobre todo, toneladas de papel.

El reto

Reinventar un proceso tan complejo como obsoleto

Más de 500 pilotos, 100 aviones y 160 destinos internacionales. Estos son los enormes números de Grupo Swiftair. Pues cada piloto, en cada avión y ruta, debe tener acceso a los manuales del avión y de distintos sistemas de vuelo que deben ser actualizados constantemente.

Resumiendo: debían imprimir, transportar y cargar toneladas de papel sin parar. Un proceso caro, lento y muy ineficiente a la hora de consultar la documentación.

Por eso, cuando acudieron a Incentro, teníamos clara la misión: Usar la tecnología para rediseñar por completo el sistema de gestión documental de la compañía.

El proceso

Eficiencia para ahorrar aún más tiempo y dinero

Analizando a fondo la situación de partida con nuestro equipo de expertos, descubrimos un factor clave: cada piloto disponía de un iPad para consultar la cartografía aérea. La solución estaba delante de nuestros ojos.

Rápidamente, empezamos a trabajar aprovechando al máximo los recursos de la compañía. Algo que siempre significa un ahorro de tiempo y dinero.

La solución

La tecnología de Alfresco en una app que lo simplifica todo

Diseñamos y desarrollamos una app para iPad (iOS) en la que los pilotos pueden consultar los manuales de un modo sencillo e intuitivo. Gracias al software de gestión documental de Alfresco, simplificamos todo el proceso de actualización de manuales a una sola acción: subir los archivos pdf a una plataforma centralizada.

A partir de aquí, nuestra herramienta digital se encarga de actualizar los documentos automáticamente. Y además, envía una notificación instantánea a los iPads de todos los pilotos de Swiftair. Tan simple como recibir un mensaje de WhatsApp.

Y por supuesto, aprovechamos para añadir aún más funciones:

• Registro de lectura de los documentos
• Búsqueda por palabras dentro del documento, con texto predictivo
• Permisos de edición o lectura personalizados para cada usuario
• Edición de manuales directamente en Microsoft Word
• Hipervínculos para navegar de un manual a otro o dentro del mismo manual
• Función para difundir avisos instantáneos a todos los usuarios

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