RAI Amsterdam
Gloednieuw exposantenportaal zet gebruiker op #1
Industrie
Events en reizen
Service
Core IT
Technologie
Azure
Exposanten klaarstomen voor hun beursdeelname bij één van de grootste evenementenlocaties in Nederland? Daar komt nogal wat bij kijken. Dus ontwikkelde de RAI een heus exposantenportaal. Alleen werkte na een aantal jaar de hoeveelheid informatie de user experience juist tégen. Tijd dus, om in de huid van exposanten te kruipen en het portaal in een gloednieuwe jas te steken!
RAI Amsterdam, al 125 jaar gevestigd aan het Europaplein, biedt 110.000 m² ruimte in 12 hallen. Jaarlijks ontvangen zij 1,5 miljoen bezoekers en ondersteunen zij diverse events, van vergaderingen tot beurzen zoals Horecava en Huishoudbeurs.
NIEUW EXPOSANTENPORTAAL · NIEUW EXPOSANTENPORTAAL · NIEUW EXPOSANTENPORTAAL · NIEUW EXPOSANTENPORTAAL · NIEUW EXPOSANTENPORTAAL · NIEUW EXPOSANTENPORTAAL · NIEUW EXPOSANTENPORTAAL · NIEUW EXPOSANTENPORTAAL · NIEUW EXPOSANTENPORTAAL · NIEUW EXPOSANTENPORTAAL ·
Information overload werkt user experience tegen
De RAI Amsterdam wil bij ieder event zoveel mogelijk relevante exposanten uitnodigen. Maar voordat de grote dag aanbreekt en zij aanwezig zijn, moet er gigantisch veel worden geregeld - van standbouw en telecommunicatie tot aan catering en IT. Om dit proces te stroomlijnen, is er jaren geleden met de beste bedoeling een exposantenportaal gebouwd.
Hierin werd informatie verstrekt in PDF’s, lange checklists en onhandige lijsten met data. Ook moesten exposanten handelingen vaak in verschillende omgevingen uitvoeren, waarbij ze steeds een andere login nodig hadden. Dit leverde gedoe op: exposanten namen alsnog contact op met de klantenservice, belangrijke deadlines in de voorbereiding werden niet gehaald, leveranciers miste informatie en uiteindelijk liep de RAI hierdoor omzet mis. Daarom was het tijd voor een grote make-over en de RAI vroeg ons om hulp!
In onderstaande video vertelt Chantal Balder, Digital Marketing Specialist bij de RAI Amsterdam, alles over de samenwerking met Incentro en het gloednieuwe exposantenportaal.
In enkele maanden van Design Sprint naar maatwerkportaal
Sinds eind 2023 staat er een gloednieuw exposantenportaal dat volledig is ontworpen om een beursdeelname zo soepel mogelijk te laten verlopen. In een intensieve, vierdaagse Design Sprint doken we samen met de RAI in de experience van exposanten.
Collega’s van de afdelingen marketing, communicatie en IT kwamen samen met onze designers. Samen bedachten én testen ze in één week een prototype. Missie geslaagd, want na deze test bouwden onze developers een front end voor het portaal met NextJS en Azure.
Het portaal fungeert nu als dé digitale voordeur voor het evenement, dat op gepaste momenten kan doorklikken naar externe portalen en leveranciers zonder opnieuw te hoeven inloggen.
Incentro is heel sterk in User Experience en Design Thinking. Zij leerden mij dat je soms een stap terug moet nemen en eerst straktrekt wat een oplossing eigenlijk moet doen, vóórdat je in de actie schiet. Dat scheelt een hoop gedoe achteraf.
Chantal Balder · Digital Marketing Specialist · RAI Amsterdam
Exposantenportaal in actie
De focus voor het nieuwe portaal lag volledig op de exposant. Wat moeten zij ervaren in het portaal, los van alle interne processen bij de RAI? Wat hebben ze nodig en wat juist niet? En hoe vertaal je dat naar een gebruiksvriendelijk portaal? Inmiddels wordt het nieuwe portaal veelvuldig gebruikt. Dat levert onder andere dit op voor de gebruikers:
- Belangrijke deadlines en aanlevermomenten worden weer gehaald, dankzij slimme notificaties aan de exposant en een eenvoudiger proces
- Het portaal maakt het voor een exposant heel duidelijk wanneer zij wat moeten aanleveren en wat er in een stand aanwezig moet zijn
- De gebruiksvriendelijkheid is verhoogd en het portaal is gekoppeld aan andere, belangrijke informatiesystemen voor de exposant
- Er is meer upsell mogelijk voor de exposanten vanuit de RAI, omdat ze bijvoorbeeld gebruik kunnen maken van marketingproducten en promoties
Kortom: exposanten weten precies wat zij wanneer moeten doen, waardoor de voorbereiding én deelname aan evenementen veel soepeler en volgens planning verloopt!
