Los cuellos de botella son uno de los grandes enemigos de la productividad empresarial. Además, son una gran fuente de retrasos, incumplimientos de presupuesto e impredecibilidad de los proyectos.

Los cuellos de botella son uno de los grandes enemigos de la productividad empresarial. Además, son una gran fuente de retrasos, incumplimientos de presupuesto e impredecibilidad de los proyectos. 

Si necesitas resolver un cuello de botella en tu empresa y conocer las claves para evitar que se generen nuevos en el futuro, este artículo te interesa. ¡Vamos allá!

Se trata de aquella actividad o etapa en el proceso de trabajo que recibe más solicitudes de las que puede procesar y, en consecuencia, provoca interrupciones del flujo de trabajo, pérdidas de productividad y retrasos en el ciclo empresarial.  

Dicho de otro modo, a pesar de que la etapa de trabajo en cuestión funciona a su máxima capacidad, no es capaz procesar todos los elementos lo suficientemente rápido como para llevarlos a las siguientes etapas sin causar demoras.

La mejor manera de identificar un atasco de este tipo en tu empresa es trazar un mapa de tus flujos de trabajo mediante un software de gestión. Una vez tengas este mapa completo, solo necesitarás seguir 3 pasos para detectar dónde está tu cuello de botella:

  1. Visualización: lo primero que debes hacer es una revisión de las tareas en proceso para detectar de forma visual en qué procesos se acumulan más elementos de trabajo de lo habitual. Si hay alguno que despunta especialmente, puede llegar a significar que hay algún problema puntual o, en última instancia, un cuello de botella.

  2. Mapeo de colas y actividades: el mapa del flujo de trabajo debe incluir detalle de todas las colas y actividades existentes. Si logras identificar una cola que crece significativamente más rápido de lo que la etapa de la actividad es capaz de procesar el trabajo, habrás dado con tu embotellamiento.

  3. Medición del tiempo de ciclo por actividad: el tiempo de ciclo es el período de tiempo que transcurre entre la entrada de una nueva tarea en el flujo de trabajo y su salida del sistema. Una de las herramientas más convenientes para medirlo es el diagrama de flujo acumulativo. Si detectas una columna en la que las tareas llegan más rápido de lo que salen, el trabajo empezará a retrasarse y el problema se arrastrará a las siguientes fases y equipos. 

Los cuellos de botella pueden estar presentes en cualquier área, ya que todo proceso de trabajo es susceptible de saturarse y funcionar por encima de su capacidad. No obstante, las cuatro áreas en las que suele darse con la mayor frecuencia son la producción, las ventas, la administración y las finanzas. ¡Veámoslo en detalle!

La producción es el área por excelencia de irrupción de embotellamientos. Al estructurarse el proceso productivo en varias fases que dependen de maquinaria y recursos humanos, es relativamente sencillo que alguna de ellas se vea afectada por un exceso de demanda para su capacidad. Un ejemplo podría ser la obsolescencia de una máquina ante las necesidades de producción.

Si el bloqueo de tu empresa se encuentra en este área significa que no consigues dar salida a la cantidad de producto que eres capaz de producir o al volumen de servicios que eres capaz de prestar. Esto puede deberse, por ejemplo, a una limitación de la fuerza de venta causada por una baja productividad de los vendedores o a una falta de eficiencia en el ciclo de venta. 

Si bien la administración no es un área que genere de forma directa beneficios a una compañía, es indudablemente una parte fundamental del negocio. Sufrir bloqueos administrativos implica ineficiencias en la gestión y roba tiempo que podría dedicarse a funciones de mayor valor añadido. Tener una buena organización interna que asegure una buena capacidad operativa conlleva la toma de mejores decisiones y evita la creación de cuellos de botella que impidan el buen funcionamiento del resto de actividades.

El crecimiento y escalabilidad de las empresas depende en gran medida de su capacidad financiera. En numerosas ocasiones tratar de obtener más clientes lleva asociados unos costes que no todas las compañías pueden asumir. Aquí es cuando puede producirse un cuello de botella. Por ejemplo, si se pretende hacer una inversión en publicidad para generar más ventas pero los nuevos clientes pagan a 60 días, ese lapso temporal necesita ser financiado. Si la empresa no tiene una tesorería saneada, surgirá un cuello de botella. 

Al igual que en muchos otros ámbitos, la mejor estrategia contra los cuellos de botella es la prevención, ya que siempre será más sencillo detectar y evitar una situación de este tipo que verse obligado a actuar para eliminarla.

 Para ello, es esencial efectuar revisiones regulares de los flujos de trabajo y no únicamente en el momento en el que se detecte alguna anomalía. Estas revisiones deberán incluir los puntos analizados anteriormente: visualización de tareas, mapeo de actividades y medición del tiempo de ciclo por actividad.

 Otro punto muy relevante es gestionar los límites de WIP (Work in Progress) o trabajo en proceso siempre que sea posible, es decir, restringir la cantidad máxima de elementos de trabajo en las diferentes etapas del flujo. Estos límites ayudan al equipo a enfocarse solo en las tareas actuales y así le permite terminar más rápido con los elementos de trabajo individuales y detectar posibles cuellos de botella antes de que se conviertan en bloqueos.

 Por último, puede resultar de utilidad procesar el trabajo en lotes que engloben tareas similares para ahorrar tiempo. Sin embargo, es necesario calibrar bien la medida de los lotes, puesto que cuanto más grande sea, mayor probabilidad de que la entrega quede comprometida.


La premisa básica es que un cuello de botella nunca puede dejarse sin tratar. De lo contrario, se acumularán los retrasos y las interrupciones, será cada vez más difícil gestionar sus consecuencias negativas y se demorará enormemente la vuelta a la normalidad operativa de la compañía. Asimismo, es recomendable tratar de reducir la tensión en el proceso afectado y trabajar los límites WIP hasta lograr su resolución.

En ocasiones se puede resolver fácilmente un cuello de botella asignando más recursos a ese proceso de trabajo, por ejemplo, contratando un nuevo empleado o añadiendo una máquina adicional. Sin embargo, esa no siempre es la opción más óptima en términos de costes y eficiencia y un buen punto de partida es preguntarse si existe alguna nueva tecnología cuya implementación permita resolver el bloqueo manteniendo inalterado el número de recursos. 

La tecnología low code puede convertirse en una herramienta clave en este sentido. Por su propia naturaleza, se caracteriza por la sencillez de uso, al precisar una cantidad mínima de código manual y usar un lenguaje visual con módulos predefinidos que permiten el desarrollo mediante drag-and-drop. Incluso usuarios inexpertos sin conocimientos previos en programación pueden beneficiarse de la misma. Se abre así la posibilidad de formar al equipo de cualquier área para que no sea necesario que dependan de IT ante todos sus bloqueos. 

Esto se traduce en una disminución de la presión en determinados empleados y equipos que conlleva una reducción en el nivel de burnout de los recursos humanos, la posibilidad de que los perfiles más expertos se dediquen a tareas de mayor valor añadido, la eliminación de tareas recurrentes que consumen tiempo y, en consecuencia, un aumento de la productividad global.

En definitiva, los cuellos de botella forman parte de la realidad operativa de la mayoría de empresas, pero saber cómo anticiparse a los mismos y cómo eliminarlos si finalmente surgen te ahorrará muchos dolores de cabeza. Para ello, las implementaciones de nuevas tecnologías como el low code serán tus grandes aliadas.
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