Google Workspace, anteriormente G Suite o Google Suite, es un servicio de Google basado en la nube que favorece el trabajo colaborativo en entornos híbridos. Te contamos cómo funciona.

Los ritmos y modos de trabajo han cambiado mucho en los últimos tiempos. No hay duda de que la flexibilidad es una máxima hoy en día, lo que provoca que el modelo de entorno híbrido se haya extendido entre las empresas. Así pues, las herramientas de colaboración tienen que adaptarse a esta circunstancia, con el objetivo de favorecer el trabajo en equipo desde cualquier lugar.

Google Workspace es un sistema de herramientas que integra a la perfección todos los elementos esenciales del trabajo en equipo, como correo electrónico, chat, llamadas de voz y vídeo, documentos compartidos, gestión de tareas, consola de administración o herramientas de seguridad para que los usuarios puedan conectarse, crear y colaborar de forma fácil y fiable, estén donde estén.

Estas herramientas integradas en la nube son parte de la oferta de soluciones de transformación digital de Google Cloud, lo que aporta toda la innovación y conocimiento tecnológico que Google ya ha desarrollado en este ámbito. En un artículo anterior ya te contábamos qué es Google Cloud, mucho más que crear archivos compartidos o tener un calendario online.

Con estas premisas, Google Workspace se presenta como una solución moderna y segura para que las empresas faciliten opciones eficientes de teletrabajo, pero ¿por qué una empresa debería lanzarse al cambio?

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  • Curva de aprendizaje suave: todas las herramientas están preparadas para que sean sencillas de utilizar, intuitivas e interconectadas entre sí, un universo cuyo objetivo es facilitar el trabajo flexible centrado en el usuario. 

  • Acceso multidispositivo: la arquitectura de Google Workspace es 100% cloud, lo que permite que cualquier usuario pueda conectarse y acceder a todo el contenido y herramientas desde cualquier dispositivo y lugar.

  • Colaboración en tiempo real: las funciones de colaboración avanzada y los documentos basados en la nube posibilitan el trabajo entre diferentes ubicaciones con un acceso homogéneo, favoreciendo una comunicación y una gestión compartida de los documentos altamente eficiente.

  • Decisiones más ágiles: la productividad y el poder de colaboración aumentan al realizar acciones del día a día en un solo clic, como convertir una reunión en una videoconferencia para poder tomar decisiones sobre la marcha. 

  • Máxima seguridad: Google Workspace garantiza la seguridad y consigue proteger la información, las identidades, las aplicaciones y los dispositivos; todo ello en la nube más limpia del sector.

  • Personalización: pues sí, no existe un Google Workspace, sino muchos Google Workspaces que se adaptan al día a día de cada compañía y usuario, para que los equipos trabajen juntos justo como necesitan.

  • Ahorro de costes: al invertir menos en infraestructura local, el coste se reduce. Además, los planes de pagos son flexibles, adaptándose a cada situación.

El principal cambio entre G Suite y Google Workspace es la filosofía que lo envuelve: el cambio de nombre conlleva un cambio de mentalidad, ya que Workspace representa mejor esa integración global de todas las herramientas de comunicación y colaboración que ahora tenemos a nuestra disposición con Google. 

Algunos de los cambios más notorios con la llegada de Workspace fueron las nuevas funciones de colaboración, como por ejemplo la opción de trabajar sobre documentos desde las salas de chat o hacer videollamadas desde los propios documentos, y el aumento de la privacidad y de la seguridad.

En términos generales, Google Workspace se puede utilizar para transformar la forma en la que las personas colaboran, favoreciendo la conexión, aprovechando al máximo el tiempo de los equipos y desencadenando que las ideas se transformen en impacto real en el negocio, a través de herramientas integradas y flexibles al alcance del usuario. 

Podemos agrupar el impacto de Google Workspace en las empresas en tres categorías:

  • Hacer que el trabajo en equipo sea más flexible y útil para todas las partes implicadas

  • Fomentar la conexión entre las personas, estén donde estén

  • Trabajar de forma más inteligente y segura

Esto finalmente se traduce en equipos más felices y con mejores resultados.

Gmail es más que un servicio de correo electrónico, en él también se pueden hacer llamadas o videollamadas, compartir archivos, asignar tareas o chatear de forma integrada. Además, se puede personalizar la interfaz para adaptarla a las preferencias de cada usuario.

Calendar se integra con el resto de aplicaciones y permite crear eventos y compartir diferentes calendarios para planificar mejor el día a día, así como consultar la disponibilidad de otros compañeros.  

Drive es un espacio flexible y seguro para guardar archivos, con unidades privadas y compartidas y administración centralizada para gestionar las opciones de uso compartido y cumplir las normativas de datos.

Google Meet permite hacer videoconferencias de forma sencilla y fiable, haciendo uso de la solidez de la infraestructura global de Google. Google Meet también está incluido en la solución para el sector de la educación Google Workspace por Education.

Google Chat ofrece la opción de chatear 1:1 o en grupos de forma rápida y eficiente, con funcionalidades avanzadas para colaborar, como trabajar en archivos colaborativos o hacer el seguimiento de tareas y proyectos. 

Con estas herramientas elaboramos archivos directamente en la nube, sin necesidad de software específico. Además, se puede trabajar sobre un mismo elemento con otros usuarios en tiempo real y realizar un seguimiento de los cambios, con historial de versiones anteriores que se mantienen de forma indefinida.


Cuál es el precio de Google Workspace


Los precios de Google Workspace se basan en un esquema flexible y van desde los 4,68 € al mes por usuario en el plan Business Starter a los 15,60 € en el plan Business Plus. Sin embargo, la versión más popular es la Business Standard, con precios intermedios.

Estas son algunas referencias de precio y diferencias entre los distintos planes:

  • Business Starter, desde 4,68 € usuario/mes: incluye correo electrónico personalizado con el nombre de la empresa, videollamadas con hasta 100 participantes, 30 GB de almacenamiento por usuario y asistencia estándar.

  • Business Standard, desde 9,36 € usuario/mes: las mejoras con respecto a la anterior versión es que sube el número de usuarios en videollamadas a 150, 2 TB por usuario y la posibilidad de optar a asistencia mejorada de pago. 

  • Business Plus, desde 15,60 € usuario/mes: incluye, además de todo lo anterior, seguro con descubrimiento electrónico y conservación de datos en el correo electrónico, videollamadas de hasta 500 participantes y registro de asistentes, 5 TB por usuario y controles de gestión avanzados.

  • Enterprise: es la opción más completa, que ofrece tanto espacio como la empresa necesite, opciones de reducción de ruido para videollamadas y emisión en directo dentro del dominio y asistencia mejorada de base. Los precios se adaptan a cada caso.

* Además, todos los planes de Google Workspace incluyen correo electrónico personalizado y herramientas como Gmail, Calendar, Meet, Chat, Drive, Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios, Sites y otras funcionalidades. 


Google Workspace gratis

Para acceder a una cuenta gratuita de Google Workspace, simplemente tienes que tener una cuenta de gmail. Sin embargo, si tu intención es utilizar este espacio para un entorno corporativo, debes saber que la versión gratuita presenta varias limitaciones a tener en cuenta:

  • No se puede personalizar el email con tu nombre de empresa

  • Las videollamadas se limitan a 50 participantes, frente a los 100 del plan más económico

  • El almacenamiento tiene un límite de 15 GB, frente a los 30 GB de la versión Business Starter

  • No incluye asistencia de ningún tipo

  • No incluye opciones de seguridad adicionales, como la doble autenticación


En conclusión, la versión gratuita se queda corta en prestaciones si queremos que nos ayude a organizar nuestro negocio. Recuerda que la versión de pago de Google Workspace ofrece una prueba gratuita de 14 días, para que lo conozcas antes de contratarlo y puedas tomar una decisión informada. ¿Quieres más información? Cuéntanos tu caso.


Por qué contratar Google Workspace con Incentro

Al contratar Google Workspace con Incentro, partner de Google, no solo contratas una herramienta, sino a un equipo de profesionales comprometidos y enfocados en que la transformación en tu empresa sea fluida y que todos los empleados reciban la formación necesaria para que entiendan e integren el cambio, consiguiendo alta satisfacción en el proceso. 

Nosotros lo tenemos claro: cualquier cambio tecnológico dentro de una compañía debe comenzar siempre por las personas.

Además, somos partner de Google desde hace más de diez años, por lo que conocemos el ecosistema a la perfección y contamos con profesionales especializados en estas herramientas.

Cuando hablamos de Google Workspace no solo hablamos de un sistema de herramientas de productividad en la nube, sino que hablamos de un universo integrado. Lo que Workspace consigue es que el usuario no sepa dónde acaba una aplicación y dónde empieza la siguiente y que todo funcione como una experiencia única que pone frente al usuario las funciones que realmente necesita. 

Esa intercomunicación entre aplicaciones es básica para que la experiencia sea lo más personal y satisfactoria posible, y que el trabajo sea fluido entre personas, equipos y ubicaciones.

Además, Google Workspace ha nacido en la nube, lo que permite una experiencia mucho más rápida y versátil en entornos híbridos.

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