Un análisis de Forrester concluye que Google Workspace puede aportar importantes beneficios económicos

Forrester habló con seis representantes de cinco compañías que utilizan Google Workspace -la suite de productividad que incluye aplicaciones conocidas e intuitivas como Gmail, Google Drive, Sheets y Docs- para entender la inversión y los beneficios y costes resultantes. Basándose en las experiencias de estas organizaciones, Forrester creó una organización media representativa y construyó un modelo financiero para determinar el ROI potencial de invertir en Workspace.

Aunque los entrevistados con los que habló Forrester dijeron que sus organizaciones invirtieron en Workspace por diferentes motivos, tras adoptar Workspace, las organizaciones declararon que el lugar de trabajo era más seguro, colaborativo y conectado, tanto para los trabajadores de oficina como para los de atención al público. Gracias a la inversión en Workspace, una organización media representativa pudo obtener varios beneficios cuantificados, según el análisis de Forrester, relacionados con la mejora de la seguridad, la productividad y la generación de ingresos, lo que se tradujo en una rentabilidad de la inversión del 336% y un valor actual neto de 57,3 millones de dólares en tres años.

Uno de los entrevistados, el responsable de TI de una empresa tecnológica, informó: "El valor de Workspace es la colaboración y la estabilidad del sistema. Somos una organización que trabaja 24 horas al día, 7 días a la semana. Es el sistema más fiable y colaborativo que tenemos".

Workspace puede proporcionar un entorno seguro y fiable

En general, los entrevistados destacaron la seguridad y fiabilidad superiores de Workspace. Por ejemplo, un consultor senior de servicios profesionales dijo: "Workspace es mucho más seguro, y [desde su implantación] no hemos tenido ningún problema real relacionado con la seguridad y cuestiones similares". El mismo entrevistado añadió: "No nos hemos enfrentado a ninguna interrupción [con Workspace]. Han mantenido los servicios en backend sin problemas".

Las funciones de seguridad integradas en Workspace como plataforma basada en la nube tuvieron un beneficio económico para las organizaciones de los entrevistados. Pudieron retirar soluciones de seguridad heredadas de terceros para antispam, antiphishing y encriptado.

Además, los equipos de seguridad y de TI ahorraron mucho tiempo con Workspace. Por ejemplo, en la organización media representativa, puede llevar un 90% menos de tiempo configurar nuevas estaciones de trabajo, y puede haber una reducción del 20% en los tickets de soporte de TI. Un vicepresidente de operaciones en sanidad resumió la situación así: "La administración de Google Workspace, sólo la puedo calificar de sencilla". Las ventajas de seguridad combinadas pueden suponer millones de dólares de ahorro en la organización representativa.

La IA integrada en Workspace puede permitir a los empleados centrarse en las "mejores" áreas de su trabajo

La IA integrada en Workspace fue una propuesta de valor clave para las organizaciones de los entrevistados. Un líder de gestión del cambio en la industria manufacturera dijo "El hecho de que haya un montón de funciones de IA dentro de Workspace es una de las razones por las que lo elegimos en primer lugar. Las funcionalidades de IA ayudan a automatizar. Queremos que la gente de nuestra organización dedique su tiempo a usar el cerebro, no a tareas monótonas que podrían automatizarse".

Los entrevistados señalaron repetidamente las formas concretas en que la IA de Workspace mejoraba la colaboración y productividad de sus empleados. El director de TI de una empresa minorista explicó: "La finalización automática de frases, las traducciones, los horarios sugeridos en el calendario y los destinatarios de correo electrónico sugeridos en función de tendencias históricas son realmente útiles y simplifican las actividades diarias." El vicepresidente de operaciones de una organización del sector salud añadió: "Las capacidades de IA de Workspace son beneficiosas para responder rápidamente a los correos electrónicos o completar frases automáticamente. Los miembros de nuestro equipo han llegado a confiar en ellas y probablemente ya ni se den cuenta de que las usan".

La mejora en la colaboración y el ahorro de tiempo, las principales ventajas de Workspace para todos los empleados

Tanto los trabajadores de oficina como los de atención al público informaron de importantes ahorros de tiempo gracias a las mejoras aportadas por Workspace. El análisis de Forrester informó de que la optimización de la colaboración, habilitada por aplicaciones como Google Drive, Chat, Gmail, Meet, Docs y Sheets, puede suponer una mejora en el trabajo colaborativo del 30% en la organización media representativa y un ahorro de 1,5 horas semanales.

Un director de TI en el sector minorista dijo "Si de verdad quieres colaborar, no hay competencia con Workspace: trabajar juntos en el mismo Doc u Hoja, hacer un seguimiento de historiales y permisos, etcétera. Y todo está disponible en el móvil, así que es perfecto".

El vicepresidente de operaciones en sector salud añadió: "No podría renunciar a Google Workspace. Todo se debe a las capacidades de colaboración con Drive, Meet, Chat y todas las demás aplicaciones. Ahora no me imagino trabajando sin Workspace".

Además, con Workspace, los empleados de la organización representativa podrían ver una mejora de la velocidad de búsqueda y localización de información en un 40% y, con AppSheet, una disminución del tiempo de desarrollo de aplicaciones en un 80%. El responsable de la gestión del cambio en la industria manufacturera afirmó "La combinación de AppSheet, que te permite automatizar sin necesidad de código, y luego las funcionalidades de IA, que ayudan a automatizar sin necesidad de hacer nada, significa que hay un montón de cosas que ahora son más eficientes".

Los entrevistados destacaron que tanto los trabajadores de oficina como los de atención al público se beneficiaron de Workspace, y en particular, Forrester informó de que Workspace puede favorecer una comunidad conectada de trabajadores de atención al público al permitir que se comuniquen y colaboren fácilmente, tanto en tiempo real como de forma asíncrona.

Accede aquí al Informe de impacto económico completo sobre Google Workspace para obtener más información sobre estas ventajas y otras conclusiones, como el aumento potencial de los ingresos, el ahorro de costes derivado del cese de sistemas redundantes y la mejora de la experiencia de los empleados.

* Los cálculos se basan en una organización media representativa.