Digitaal samenwerken aan één dossier. Relevanter dan ooit. Maar hoe doe je dat in een organisatie waar iedere dag opnieuw zoveel documenten worden gecreëerd en gebruikt? En hoe houd je hier de controle en grip op? Op deze vragen zocht de gemeente Rotterdam een antwoord.
Vier centrale thema’s om de doelen te realiseren
Digitaal samenwerken wordt de norm. Daarom zocht de gemeente Rotterdam naar een oplossing om digitaal samenwerken aan een dossier te ondersteunen. Hierbij stonden de thema's vindbaar, volledig, veilig en voldoet aan wet- en regelgeving centraal. De wens was om een concernbreed document management systeem te realiseren, waarbij met behulp van onder andere autorisaties, audit trails, archiefbeheer, gebruiksvriendelijke interfaces en procesautomatisering invulling wordt gegeven aan de vier centrale thema's.
Een belangrijke pijler in het digitaal samenwerken is ook het automatiseren van processen rondom bestuurlijke besluitvorming dossiers. Ook wordt er met een generieke integratielaad aangesloten op andere taakapplicaties en services. zoals digitaal ondertekenen en documentgeneratie.
Met de realisatie van DIVA hebben we archiveren voor de gemeente Rotterdam GERS gemaakt.
Van samenwerken en archiveren tot UX
De grootste prioriteit? De oplossing moet gebruikers optimaal ondersteunen zodat digitaal samenwerken aan een dossier wordt gestimuleerd en de gemeente in controle komt over de informatie. Met een user-centred benadering betrekken we de gebruiker in alle fases van het proces. Door middel van UX research en het gebruik van een design system creëren we een consistente, toegankelijke en gebruiksvriendelijke oplossing voor de doelgroep.
Daarnaast hebben we natuurlijk ook aan het beheer gedacht. Door vanaf het begin ‘Archiving by Design’ toe te passen wordt vanaf de start van een nieuw dossier voldaan aan de wet- en regelgeving rondom het bewaren en vernietigen van de informatie. Zo wordt er vooraf nagedacht over hoe dossiers aan het einde van de looptijd goed worden gearchiveerd. Wel zo handig. De controle over de informatie is hierdoor enorm toegenomen in een duurzame en toekomstgerichte oplossing.
Ook technisch gezien is de gemeente Rotterdam klaar voor de toekomst. Met het moderne cloud native platform van Alfresco heeft de gemeente een oplossing in huis gehaald waar de komende jaren op gebouwd kan worden. Met het toepassen van een microservice architectuur hebben we een schaalbare en toekomstbestendige oplossing gerealiseerd. Tel daarbij op dat Alfresco open-source is en gebruik maakt van open standaarden.
Gedigitaliseerde en Rotterdamse samenwerking voor blije medewerkers
Met het nieuwe platform kunnen medewerkers gemakkelijk bij de informatie die ze nodig hebben om hun werk goed uit te voeren. Door het digitaliseren en automatiseren van processen zijn deze sneller geworden en is er meer inzicht gekomen. Omdat er vanaf het begin rekening is gehouden met wet- en regelgeving rondom bewaren en vernietigen is de controle over de informatie enorm toegenomen. Zo is de gemeente Rotterdam nu in staat om aan de vier centrale thema’s te voldoen: volledigheid, vindbaarheid, veiligheid en het voldoen aan wet- en regelgeving. En niet geheel onbelangrijk: de gebruikers zijn blij en positief over deze nieuwe oplossing!
Voorheen was het voor gebruikers vooral een kwestie van systemen ‘moeten’ gebruiken, met deze oplossing willen de gebruikers het echt gebruiken, omdat het ze helpt hun werk beter te doen!
Partnership
De sleutel tot succes heeft vanaf het begin gelegen in de samenwerking tussen de gemeente Rotterdam en Incentro. In dit partnership wat zich ontwikkeld heeft, hebben beide partijen zich maximaal ingespannen om samen impact te realiseren. Met een nieuwe manier van werken voor de gemeente Rotterdam (agile) hebben we in een iteratief proces de oplossing gerealiseerd. Onze Incentronauten hebben zich als specialisten van het Alfresco platform maximaal ingezet om de gemeente te challengen en een geweldige oplossing te bouwen. Betrokkenheid van de (eind)gebruikers en focus op de User Experience zijn hierin van doorslaggevend belang, om continue de feedback uit de organisatie mee te kunnen nemen in een volgende iteratie.
