Trabajo colaborativo digital en un mismo archivo. Más relevante que nunca. Pero, ¿cómo hacerlo en una organización en la que se crean y utilizan tantos documentos cada día? ¿Y cómo mantener el control y el seguimiento de todo esto? El ayuntamiento de Rotterdam buscaba respuestas a estas preguntas.
Cuatro ejes centrales para alcanzar los objetivos
El trabajo colaborativo en entorno virtual se está convirtiendo en la norma. Por eso, el ayuntamiento de Rotterdam buscaba una solución para apoyar la colaboración en archivos digitales. Los ejes centrales eran la capacidad de búsqueda, la exhaustividad, la seguridad y el cumplimiento de las leyes y normativas. El propósito era crear un sistema de gestión de documentos para todo el organismo, que apoyara estos cuatro aspectos centrales mediante, entre otras cosas, la asignación de permisos, el análisis de auditorías, la gestión de archivos, interfaces fáciles de usar y la automatización de procesos.
Un pilar importante del trabajo colaborativo digital es también la automatización de los procesos en torno a los expedientes de toma de decisiones administrativas. Una capa de integración genérica también conecta con otras aplicaciones y servicios operativos, como la firma digital y la generación de documentos.
De la colaboración y el archivo a la UX
¿La mayor prioridad? La solución debe apoyar de forma óptima a los usuarios, de modo que se fomente la colaboración digital en un expediente y el municipio pase a controlar la información. Con un enfoque centrado en el usuario, involucramos al usuario en todas las fases del proyecto. Mediante la investigación UX y el uso de un sistema de diseño, creamos una solución coherente, accesible y fácil de usar para el grupo objetivo.
Por supuesto, también pensamos en la gestión. Aplicando el "Archiving by Design" desde el principio, se cumplen las leyes y normativas relativas a la conservación y destrucción de la información desde el inicio de un nuevo expediente. Por ejemplo, pensamos con antelación cómo se clasificarán los archivos al finalizar. Es muy práctico. Como resultado, el control sobre la información ha aumentado enormemente en una solución sostenible y segura para el largo plazo.
Técnicamente, además, el Ayuntamiento de Rotterdam está preparado para el futuro. Con la moderna plataforma nativa en la nube de Alfresco, el municipio ha adquirido una solución sobre la que se puede seguir construyendo en los próximos años. Aplicando una arquitectura de microservicios, hemos conseguido una solución escalable y con perspectivas de futuro. Además, Alfresco es de código abierto y utiliza estándares abiertos.
Trabajo en colaboración digitalizado para empleados felices
Con la nueva plataforma, los empleados pueden acceder fácilmente a la información que necesitan para hacer bien su trabajo. La digitalización y automatización de los procesos los ha hecho más eficaces y ha proporcionado más transparencia. Como desde el principio se tuvieron en cuenta las leyes y normativas sobre conservación y destrucción, el control sobre la información ha aumentado notablemente. Así, el Ayuntamiento de Rotterdam puede ahora garantizar los cuatro ejes centrales: exhaustividad, capacidad de consulta, seguridad y cumplimiento de las leyes y normativas. Y no menos importante: ¡los usuarios están contentos y valoran positivamente esta nueva solución!
Antes, para los usuarios era sobre todo una cuestión de 'tener' que utilizar los sistemas; ahora, con esta solución, los usuarios realmente quieren utilizarla porque les ayuda a hacer mejor su trabajo.
Una alianza única
Desde el principio, la clave del éxito ha sido la alianza entre el Ayuntamiento de Rotterdam e Incentro. En esta estrecha colaboración, ambas partes se esforzaron al máximo para conseguir juntos un verdadero impacto. Utilizando una nueva forma de trabajar para el municipio de Rotterdam ("agile"), desarrollamos la solución mediante un proceso iterativo. Como especialistas en la plataforma Alfresco, nuestros Incentronautas pusieron el máximo empeño en plantear retos al ayuntamiento y construir una solución excelente. La implicación de los usuarios (finales) y el enfoque en la Experiencia de Usuario fueron cruciales en este proceso, y nos permitieron incorporar continuamente el feedback de la organización en la siguiente iteración.
