Dit is het verhaal van Jetty: een digitale robot die begon als een RPA-experiment en uitgroeide tot een zeer gewaardeerde digitale collega op de HR-afdeling van Just Eat Takeaway.com. Ontdek hoe RPA werd ingezet als cruciale troef, om wereldwijde processen te automatiseren en aanzienlijke waarde te leveren aan Just Eat Takeaway.com.
Over Just Eat Takeaway.com
Just Eat Takeaway.com (JET) is een toonaangevende wereldwijde online marktplaats voor de bezorging van eten. In Nederland zijn ze beter bekend als Thuisbezorgd.nl. Ze verbinden consumenten met duizenden partners in maar liefst 20 markten en ze bieden een breed scala aan keuzes, variërend van restaurants tot detailhandel.
De uitdaging: wereldwijde processen met lokale aanpassingen
Als een groot bedrijf dat zich uitstrekt over geografische gebieden en teams, heeft Just Eat Takeaway.com veel diverse processen. En hoewel het JET HR-team de meeste processen van Workday (systeem voor HR-management) heeft geautomatiseerd met behulp van een API, wordt dit helaas te complex voor wereldwijde operaties met land-specifieke regels. Denk bijvoorbeeld aan het proces voor zwangerschapsverlof, dit verschilt per land. Deze regels automatiseren in Workday was daarom geen optie, wat resulteerde in veel handmatig werk. Oftewel: genoeg reden om een pilotproject te starten om deze wereldwijde processen te automatiseren. Het automatiseren van HR-operaties biedt namelijk talrijke voordelen, waaronder verhoogde efficiëntie, lagere kosten, verbeterde nauwkeurigheid en een betere ervaring voor medewerkers.
Samen identificeerden we drie specifieke automatiseringsprocessen, allemaal uitgevoerd binnen de Workday en JET Pay systemen.
Over JET Pay
Door een JET Pay toelage te verstrekken, stellen bedrijven medewerkers in staat om te genieten van een maaltijdtoeslag, waar ze ook werken. Zo kunnen medewerkers gedurende de dag genieten van culinaire hoogstandjes, of het nu begint met een kopje koffie in de ochtend, lunchen met collega's, overwerken, of lekker snacken met vrienden en familie in het weekend.
Met JET Pay kunnen teams nu eindeloze keuzes maken wat betreft maaltijden, met de optie om hun favoriete maaltijden te laten bezorgen op kantoor via de app of te betalen met de JET Pay Card in de bedrijfskantine of restaurants.
Het pilotproject: RPA schiet te hulp!
Als een nieuwe werknemersvoorziening was JET Pay nog niet volledig geïntegreerd in Workday, waardoor het HR-operatieteam handmatig gegevens moest invoeren voor nieuwe medewerkers, contractbeëindigingen en functiewijzigingen, wat leidde tot uitdagingen. Daar kwamen wij in beeld met RPA! Een uitstekende oplossing om dergelijke processen te automatiseren en ons pilotproject te starten.
Beginnen met Robotic Process Automation
Het HR-operatieteam bij Just Eat Takeaway.com was al bekend met de voordelen van RPA en zag tal van mogelijkheden om deze technologie te gebruiken om processen en efficiëntie te verbeteren.Vinden we mooi!
Ellie Horne, Leidend Specialist Functioneel HR-systemen, legde uit:
"In de meeste gevallen bouwen we een integratie om processen te automatiseren, maar dit zou in sommige gevallen niet mogelijk zijn. RPA is uitermate geschikt voor het automatiseren van dit soort processen. De bot komt binnen en neemt alle saaie, repetitieve taken over."
Het automatiseren van een proces met RPA kan een dag tot enkele maanden duren. De meeste processen duren slechts vier weken, van analyse tot productie. Aangezien dit de eerste ervaring was voor het JET HR-team, wilden ze precies weten wat een project zou inhouden, van middelen tot budgetten en van infrastructuur tot support.
De belangrijkste doelstellingen van JET:
Leren hoe ze succesvol een end-to-end RPA-project kunnen uitvoeren;
Bewijzen dat RPA een geschikte oplossing is om handmatige HR-processen te automatiseren.
Een groot deel van het project was ervoor zorgen dat we een wereldwijde aanpak hadden. Er was veel minder standaardisatie dan verwacht. We hebben nu 100% zekerheid dat de processen lopen zoals ze horen te lopen. Geen twijfel mogelijk!
Waardevolle lessen: meer standaardisatie en compliance
Het belangrijkste doel van dit project was om de processen volledig te automatiseren. Maar nu, terugkijkend, ontdekte het team dat dit project meer heeft opgeleverd dan alleen automatisering!
Voordat je begint met het bouwen van een robot, begin je met een procesanalyse. Dit is een zeer belangrijke stap, want je wilt liever geen proces automatiseren met veel uitzonderingen. Daarom werden de huidige processen geëvalueerd en herontworpen in een wereldwijd gestandaardiseerd proces. Dit heeft niet alleen het proces vereenvoudigd, maar ook meer compliance gecreëerd bij het omgaan met gevoelige gegevens.
Welkom aan onze digitale collega
Welkom, Jetty! Het klinkt misschien vreemd om software een naam te geven, maar voor het JET-team was dit een geweldige zet. Jetty een gezicht geven maakte communicatie veel gemakkelijker en het concept begrijpelijk voor de medewerkers.
Jetty voert drie verschillende taken volledig uit en bespaart tijd voor alle wereldwijde HR-operatieteams. Door de procesoptimalisatie volgt 90% van de gevallen de 'happy flow'. Dit betekent dat Jetty ze gemakkelijk kan verwerken. Het HR-team verwerkt alleen de uitzonderlijke gevallen. De tijd die het HR-team besteedt aan het JET Pay-proces is hierdoor met 80% verminderd.
Verandermanagement is altijd een belangrijke pijler geweest bij JET; daarom stonden we altijd in nauw contact met het team om de verandering te beheren. Een enquête laat zien dat 100% van het team:
Het eens is dat Jetty hun tijd geeft om aan andere taken te werken;
Het eens is dat Jetty de processen op een positieve manier verbetert;
In de toekomst graag blijft samenwerken met Jetty.
Samenwerken met Incentro was een gamechanger. Ze waren benaderbaar, flexibel en namen de tijd om onze behoeften te begrijpen. De workshop die ze gaven hielp ons de stappen te begrijpen die nodig zijn voor succesvolle automatisering, en hun bereidheid om diep in de technische details van de achterkant van UiPath te duiken werd zeer gewaardeerd.
Waarom een RPA-robot?
Met de implementatie van RPA als een tool voor het automatiseren van wereldwijde processen, ervaart JET verdere voordelen! Een opvallend voordeel is het vermogen om moeiteloos door meerdere systemen te navigeren.
Luciana Popescu, HR Proces- & Digitale Enablement Manager, legde uit dat het creëren van een bot als een digitale medewerker een eenvoudig proces is, zolang het IT-team aan boord is en de benodigde toegang en data verschaft. Daarnaast brengt het gebruik van RPA geen extra kosten met zich mee, zelfs niet bij het werken met meerdere systemen. Ze merkte ook op dat hoewel ze andere systemen hebben om taken te automatiseren, de licentiekosten die nodig zijn om van het ene systeem naar het andere over te stappen buitensporig kunnen zijn. RPA is daarentegen een veel kosteneffectievere oplossing om naadloos door verschillende systemen te navigeren.
Met andere woorden: missie volbracht!
