Visma | Raet stond voor de uitdaging om workflows te automatiseren. Handmatige taken en een verscheidenheid aan technologie vertraagden processen en verhoogden de foutkans. Door inzet van integratieplatform Workato (iPaas), en onze helpende hand, werd dit geoptimaliseerd: Visma | Raet implementeerde voorspelbare workflows.
Over Visma | Raet
Visma | Raet is onderdeel van het Noorse Visma, de toonaangevende leverancier van bedrijfskritische software in Europa. Het bedrijf maakt HR eenvoudig met slimme technologie. Dankzij intuïtieve HR- en payroll-oplossingen worden repetitieve administratieve taken geautomatiseerd. Medewerkers kunnen hun HR-taken in slechts 60 seconden afronden, zodat ze zich kunnen richten op wat echt telt: mensen en de samenleving helpen. Wat dit betekent? Meer tijd voor de ontwikkeling van medewerkers, het aantrekken en binden van talent én voor patiënten, studenten en burgers.
Handmatige taken vertraagden vooruitgang
Visma | Raet streeft ernaar om continu te verbeteren en zo de best mogelijke klantervaring te bieden. Dit vereist nauwe samenwerking met interne en externe partijen. En in een snel veranderende omgeving is aanpassing voortdurend noodzakelijk.
Om trouw te blijven aan hun missie – “slimme technologie inzetten om tijd vrij te maken voor wat echt belangrijk is” – koos Visma | Raet voor een wereldklasse integratieplatform om bedrijfsprocessen te automatiseren. De focus lag op het modelleren en integreren van activiteiten vanuit een bedrijfsgerichte aanpak, connectiviteit met applicaties en het lokaal beheren van de technologie, zonder sterke afhankelijkheid van ontwikkelaars.
Automatische workflows maken het voor ons eenvoudig om processen zoals het indiensttredingsproces te automatiseren. Dit bespaart tijd, vermindert fouten en verhoogt het werkplezier.
Snelle integratie met maximale eenvoud
Na een grondige vergelijking van leveranciers in het IPaaS-domein, selecteerde Visma | Raet Workato als een van de kandidaten. Als de Nederlandse partner van Workato hielpen wij bij het aantonen van de bedrijfswaarde van Workato. Uit een gezamenlijk pilotproject bleek hoe geschikt Workato is: de mogelijkheid om in dit integratieplatform geautomatiseerde workflows te bouwen, die bovendien begrijpelijk blijven voor business gebruikers, is ongeëvenaard.
Snelle resultaten: proof of concept voltooid in slechts 3 weken
Vanaf dag één identificeerden we samen met Visma | Raet meer dan 15 cruciale use cases waar integratie en automatisering essentieel waren. Waar een standaard integratieproces normaal gesproken 3 tot 6 maanden duurt, stond er binnen amper 3 weken al een eerste geslaagde proof of concept (POC) met Workato.
Onze integratie-architect werkte direct samen met het team van Visma | Raet om de roadmap uit te stippelen en architectuurontwerpen te maken. Daarna ging een ontwikkelaar aan de slag, in nauwe samenwerking met het team van Visma | Raet. We kozen voor ‘training on the job’, waarbij we de belangrijkste gebruikers stap voor stap bekwaam maakten in het gebruik van het Workato-platform.
Concreet voorbeeld: Integratie van servicemanagement met Jira
Een concreet voorbeeld van onze samenwerking: de integratie van meerdere servicemanagementsystemen om supportverzoeken van klanten door te geven aan partners. We ontwikkelden een vergelijkbare oplossing voor verschillende teams, zodat interne en externe supportconsultants soepel samenwerken om klanten snel en goed te kunnen helpen.
Alle voor de hand liggende cases hebben we inmiddels optimaal ingericht. Nu staan de meer complexe projecten voor de deur, waarbij we echt de technische expertise van Incentro kunnen benutten.
Automatisering in de praktijk
Visma | Raet zocht naar een manier om hun bedrijfsprocessen efficiënter en flexibeler te maken. Het project richtte zich op het ontwikkelen van een systeem dat niet alleen de problemen oploste, maar ook toekomstbestendig was. Het gekozen systeem biedt schaalbaarheid om aan nieuwe behoeften te voldoen en zorgt ervoor dat alle teams soepel en efficiënt kunnen werken.
Visma in cijfers
15.000+ betrokken medewerkers die zich inspannen om de toekomst van de samenleving vorm te geven met technologie
300 bedrijven
11M+ loonstroken en 22M+ e-facturen maandelijks verwerkt met Visma | Raet oplossingen
Visma | Raet heeft inmiddels 15 Workato-integraties live, onder meer voor incidentregistratie, master data distributie, event distributie, reverse ETL en als API platform
Van mens tot mens
Ook Steven Koppenol, Head of IT & Data Analytics Visma | Raet, blikt positief terug op de samenwerking: "Los van de technische kennis die Incentro biedt, was de samenwerking van mens tot mens gewoon heel prettig. Ze zijn prima bereikbaar en het zijn stuk voor stuk prettige professionals om mee te werken. Op die manier zet slimme automatisering niet alleen processen in beweging, maar ontstaat er ook ruimte voor groei én innovatie.”
Onder de indruk hoe Visma | Raet met de hulp van Incentro met automatische workflows hun efficiëntie flink heeft verhoogd? Kies ook voor minder handmatige taken, meer werkplezier én voorspelbare kwaliteit!
